秘書検定のこの問題について理解ができないため、教えてください。 正解は5となっており、正解の理由は理解できますが 2…

Question

秘書検定のこの問題について理解ができないため、教えてください。
正解は5となっており、正解の理由は理解できますが
2と4の意味がわかりません。
よろしくお願いします。秘書A子が出社してパソコンを立ち上げると、本部長秘書から、上司（部長）の明日の終業後の都合を尋ねるメールが入っていた。昨日A子は休暇を取っていたので未返信のままになっている。次はこの時A子が順に行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1 本部長秘書に電話をし、昨日自分は休暇を取っていたので返事が遅くなったと詫びた。
2 上司が出社したらすぐ確認するが、その時都合を知りたい理由を言わなくて良いか尋ねた
3出社した上司にお茶を出す前に、出社早々すまないと言ってメールの内容について話した。
4 そのとき、スケジュール表には特に予定は入っていないがと言い添えた。
5本部長秘書に電話で上司の都合を伝えたあと、本部長にはメールで返信が遅くなったことを詫びた。

Answer 1

秘書2級をかなり前に合格した者なので
感覚鈍くなってるかもしれませんが、
4の選択肢を選ぶと上司は秘書任せにしていて自分のスケジュール管理も出来ていないと暗に上司の能力が無いみたいな印象を与えかねないので、控えるべき。
2については本部長は部長と内密な話がしたいから部長の空いてる予定日時だけを聞いていると推測すると知りたい理由は聞くのは
聞く必要は無いと判断しました。

秘書2級は学習しましたが、元々経理での職務経歴が長いので秘書されてる方や総務の人の意見が一番的確な判断をされると思います

秘書検定合格出来るといいですね。
合格を祈念しております。

Answer 2

２と４は正解なんですよね？
２はあくまで時間外（就業後）の事なので内容によって上司が受ける受けないとか予定があるなど伝えて丁重に断ることもあるのでやんわり聞いている
４はとりあえず会議だの会食だの仕事の予定は入っていない（あいている）と伝えるのは秘書の仕事です。空いているからといってそう上司に伝えるのかどうかは置いといて、もし空いていなかったらダブルブッキングしないように断るか調整するかしますよね？

商業高校の生徒さんなら先生にきいてみてはどうですか？

Answer 3

秘書のひの字も知らない素人なので的外れはご容赦を。

2は、上司(部長)が出社したとき、「本部長秘書より、部長の明日の就業後のご予定をお知りになりたいと照会がありましたが、どのように返答いたしましょう？」とだけ聞くと、もし自分なら「なぜ本部長はそれをお知りになりたいのだ？」と疑問に思う。つまり予定を聞くのはなにか目的があってのことなので、例えば「もしご都合がよろしければ、会食を望んでおられるようです」くらいの情報は付加した方がよいから。

4は、明日のスケジュールが部長の頭に入っているとは限らず、わざわざ部長自身にスケジュールの確認をしてもらうのではなく、「スケジュール表にはなにも入っていない」ということを情報として伝えるため。