お仕事についてです。 現在の仕事や環境について、改善したいと思いながら自分ではどう対処したら良いのかわからなかった…

Question

お仕事についてです。

現在の仕事や環境について、改善したいと思いながら自分ではどう対処したら良いのかわからなかったので、皆さんにご相談です。

25歳・女性、月給19万・正社員です。現在は事務員として雇っていただき、見込みがあれば後に他部署(営業や管理などの業務)へ異動し、給与面も良くなる。
確約では無いものの上記の流れをめざして頑張る。と言ったような形で採用頂きました。

2022年4月現在、入社して3ヶ月程です。
給与台帳・小口管理・その他書類の管理・備品発注が主な業務です。

外回りや現場に行くなど都度領収書精算の為、従業員の領収書は毎月100枚超えてると思います。(数えたことがありません)
精算方法が細かいため経理や上長の確認が必要な時があり、都度電話で確認していました。(今となっては全てメールで確認すればよかったと思っています)

確認したい内容が上手く伝わっていなかったのか、本来NGなところOKが出ていたらしくそれが2ヶ月後にようやく発覚しました。
(入社後1ヶ月頃に経理に確認し了承貰ったことがダメだったと入社後3ヶ月目にしてやっと指摘を受けた、という感じです)

すごく脱線しましたが、上記のようなことが起きた際に上長から[こんなことも出来ないなら、何も任せられない]と言われたことが発端で今回ここに投稿しました。

入社後2ヶ月目頃から、事務業務の他に求人対応(3媒体:見積もり調査・代理店と面談・原稿修正・応募者メッセージ対応・面接日程調整・面接・上長への稟議書対応)も教わり、一通り対応するようになりました。
本来他部署へ異動を希望していた私としては経験できるなら嬉しいと思える業務を任せられるようになりました。

しかしそれは、私が担当している2つの部署の内 片方の部署の上司の転勤に伴う引き継ぎだったとつい先日聞かされました。
部下が戻ってきたら事務の私から教えて欲しいと。人伝えで引き継ぎするのは疑問ですが。(その部署の部下が研修中で誰もおらず、白羽の矢がたったのが私でした。異動が近いのかなと思った私としては希望を見い出せない理由で残念でした。)

本来引き継ぎだと先に伝えるべきではと思うが、それ以前に給与も待遇も違う事務に周りの部署の引き継ぎを任せることなんて有り得るのかと疑問です。

ここで、[こんなことも出来ないなら、何も任せられない]と上長に言われたところまで戻りますが、上長とはいえ他部署の部長のような。
事務とは違う部署の方なので私の業務を把握していないことには頷けます。

ですが事務業務しかしていないというわけではありません。
と不服に思ったとて、自分にとって必要かそうで無いか判断できずに事務の業務をおろそかにしたのは私の責任でもあり、堂々と言うこともできません。

私の現状として、業務過多なのか、自身のキャパが小さいのか、現状把握で来ていないのか、全て当てはまるのか、、みなさんはどう感じるかご意見伺いたいと思います。

事務員は私一人です。
先輩は私が入って数日で引き継ぎをし、退職しています。

ヤフー知恵袋初めてなので、質問頂けても答えられないかもしれません(笑)

長文ですが、私と同じ境遇の方、はたまた上司となる役職の方、様々な意見を聞きたいと思っています！よろしくお願いします。

Answer 1

＞上長とはいえ他部署の部長のような。
→まずは常識的な話からです。
質問者様の部署に課長がいて部長がいるというような組織構成があり、隣の部署にも同様の組織構成があるという状況だと思います。
質問者様に対する指揮命令権は質問者様が属する部署の上司が持っています。
他の部署の部長から直接仕事を依頼されることはありますが、それは業務命令ではなく「頼まれ仕事」であり、都合が悪ければ断ることが可能なものです。引き受けたからにはやらざるを得ないのですが、「こんなことも出来ないなら、何も任せられない」という、その部長の言葉は不適切でした。仕事を任せたいなら直属の上司を通すのが筋だからです。

次に仕事の内容そのものへのアドバイスですが、書類を見ても分からないために関係者にいちいち確認する必要があるなら、書類の書式変更を考えた方がいいです。そういった確認作業は例外であるべきだからです。
既に何回かの確認作業によって、どういった内容が書類を見ても分からないのかはわかっているはずです。
それを書類に記載できるように書式の変更を行い、社内への周知徹底をはかることから始めてはどうでしょうか。