食品関連の専門商社の事務をしております。 受注・在庫管理業務をやっていますが、作業の簡略化をしたいと思っております。

Question

食品関連の専門商社の事務をしております。

受注・在庫管理業務をやっていますが、作業の簡略化をしたいと思っております。ある1件のお客様から、ほぼ毎日約30種類の商品の注文を紙ベースで頂いており、
私は出荷や在庫の管理のため、その日にもらった注文数量をExcelの管理表に入力しています。

商品の保管は倉庫業者に委託しているので、その倉庫業者に依頼書をFAXして出荷してもらっています。
依頼書は決まったExcelフォーマットがあり、倉庫での商品管理番号・商品名・出荷数量などを記載の上、その倉庫業者に依頼書をFAXしています。

管理表の入力をし、同じ内容の依頼書を作成するので、無駄な作業となっていると感じており、時間もかかり、作業ミスの可能性も大きくなってしまいます。

管理表にその日の注文数を入力すれば、自動的に倉庫業者への出庫依頼書が作成される、そんなことをできるようにしたいと考えていますが、Excel関数やプログラミングの知識が乏しく、こう言ったものを作成するのに何から手をつけていいかわからず困っています。

管理表の中身を大まかに申し上げますと、倉庫での商品管理番号・商品名などが記載されており、縦軸に日付が記載されております。その注文のあった日付の列の、該当する商品の行に注文数量を入力しています。シートは月ごとに新しいものを作成しております。

どのような関数やプログラミングを実行することでできるのか、あるいはそう言ったことがわかるようなおすすめの書籍などがありましたら教えて頂けると嬉しいです。

よろしくお願いします。

Answer 1

私は、或る中堅運送会社(倉庫配送)からの委託を受けて、倉庫システムを構築しました。

大手飲料メーカーやタイヤメーカーからの「商品引き取り・保管・配送」を行なって居る会社ですが、やはり同じように、
引き取り(預り)伝票→引き取り入力→在庫管理→客先からの出荷指示→入力→倉庫からの払い出し→配送指示→売上表作成→請求書作成…など、多大な人海戦術で作業していました。

しかしあなたの様に、自分達だけで出来る事しか考えていないと、本当に無駄な仕組みとなり、大きな成果を出す事は難しくなります。

私がやったのはまず、お客様の所(大手飲料メーカーやタイヤメーカー)に行って実情を説明し、協力を仰いだ事です。

つまり、従来はお客様から伝票(紙)で引き取りしていた物を、電子データ(DB)で貰える様にして、そのDBをそのまま倉庫会社のシステムに取り込む事で、入力作業はゼロになりました。
勿論、色んな販売先や店舗などへの配送指示についても、そのDBから指示書が出され、倉庫担当には端末で受け取る事になり、ここでも出庫(出荷)リストは廃止され、倉庫への入庫も倉庫からの払い出しも、バーコードの読み取りで全てメインサーバー(DB)へ瞬時に送られるので、倉庫に於ける伝票処理もゼロになりました。
更に、顧客の指示に従って配送した場合の売り上げ処理や請求書も、自動で作成されるので、毎日数人の女性が事務処理していたのが、半分以下になり、倉庫の前で待機していた入庫(入荷)と出庫(出荷)の為に倉庫の前で渋滞していた大型トラックも、閑散となりました。(事務処理と倉庫作業が追い付かなかった)

やるのなら、そんなシステム化にもできるし、とりあえずお客様に電子データ(ExcelとPDF)とで貰える様にすれば、そのままExcelのタイトルを直すだけで、使えると思います。

そして取り決めとして、正式な物はPDF版で、Excel版は参考資料とする旨を取り決めて置く。(Excel版は勝手にデータを改ざん出来るので、正式物として使えない)

Answer 2

順番を変えたらどうですか？
依頼書はExcelフォーマットがあるので
受注後
依頼書を作成してから管理する。

Excelでの作業です。
依頼書のシートに全商品を記入し、それを原本とし
毎日コピーしたシートに受注量を入力し
それを受注量でソートかけて
受注のある商品と無い商品に並べ替えて
受注のない商品を消してFAXする。
シートのコピー⇒受注量入力⇒ソート⇒消去⇒FAXの手順です。

管理は今のシートに受注量を入力するだけです。

これなら関数は必要ありませんし、数量の入力だけですから
確認すれば2重チェックできます。

Answer 3

>こう言ったものを作成するのに何から手をつけていいかわからず困っています。

キチントした形でヒアリングから頼めるのなら作ってあげる事は可能ですが、自身で進めていくという場合は、自作するほど期間はかけられないでしょうから

RFP事業者にかかり要求定義書の作成
↓
コンサルにかかり策定
↓
システム事業者に発注

と言う感じになります。

※PC知恵袋では20数件以上の回答や補足はサーバーエラーで1日利用停止のバグがある為、基本、補足は行えません。補足等が必要な場合はプロフを参照くださいまし。