ISO9001 2015 建設業担当者です。 要求事項に品質マネジメントシステムのパフォーマーンス及び有効性に影響を与え…

Question

ISO9001 2015 建設業担当者です。
要求事項に品質マネジメントシステムのパフォーマーンス及び有効性に影響を与える業務をその管理下で行う人に必要な力量を明確にするとあるのですが。事務部門はそれに当たると審査員に言われ、それに伴いマニュアルの見直しや、事務員の力量を明記したものが必要と言われました。改善の機会として言われ、業務に必要なくても要求事項に書いてある事はやらなければならないと言われました。ISOに詳しい方はどう思われますか？そもそも、品質マネジメントシステムのパフォーマーンス及び有効性とは具体的にどのような意味なのでしょうか？
何もかも抽象的すぎて、何が答えかわかりません(≧▽≦)

Answer 1

現実的な回答をします。
「事務部門」というのは、総務や経理などだと思いますが、そうであれば建築物の品質に影響を与える業務を行なっている部門ではないので、「品質マネジメントシステムのパフォーマーンス及び有効性に影響を与える業務」には該当しません。
よって、「ない」のが正解です。
もともとISO9001は製品の品質保証の規格であり、2015年版となった今もそうです。マネジメントシステムは、製品(アウトプット)のプロセスであるから審査対象になっているだけです。
であるのに、品質マネジメントシステムと称して会社全体の業務にまで拡大解釈して、製造部門と同等の厚みで全部の部門を管理することを求める認証機関が今も多数存在します。JAB系がそうで、頭にJが付く認証機関ほど、その傾向が顕著です。
一方、UKAS系認証機関はそうではありません。
もし、UKAS系認証機関の審査員に「これが総務部の力量表と資格認定者リストです」と言って見せたら、「はあ？ 何でそんなものがあるのですか？ それって、業務に必要なんですか？」と真顔で聞かれるでしょう。もしかすると、規格要求事項に合致しない不要な力量表と資格認定リストがあるとして、「改善の機会」として廃止を勧められることもあり得ます。

事業活動をしている以上、ISO認証(の維持)も利益追求の一環であり、経済原則に則って合理的である必要があります。
よって、ムダは徹底的に省かねばならず、認証維持のためだけの分書類やルールはあってはなりません。それがなければ認証維持できないとすれば、それは審査員あるいは認証機関の考え方がおかしいのです。

この場合、組織がとるべき措置は、マトモな認証機関への登録移転か認証返上の2択です。
当社は前者を選択し、過去に2度認証登録を移転しました。(2度目は、審査費用のコストダウンが目的です)
JAB系認証機関からは必須と言われていたキングファイル約5冊分の分書類が、UKAS系認証機関へ移転後は0になり、実務に必要な分書類しか残っていません。
審査では、分書類が漏れなく揃っているかといった低次元の質疑応答などなく、一つ一つの業務が事業活動や業績にどう影響しているかを、規格要求事項に当てはめて審査されます。
もちろん、総務部に力量評価表のないことなど問題視されませんが、それは「甘い」のではなく、実務の実態がパフォーマンスを発揮していて有効に機能しているかをみられるので、むしろ「辛い」ともいえます。
私からすれば、効果的かどうかに関係なく審査員に言われるまま分書類を整える方が、よっぽど「甘い」と思います。

Answer 2

うちは間接部門は全員技能評価表を作っていますね。
技術・品証はもちろん、製管、営業、購買、総務でもあります。
部署の業務を１０～２０くらい書き出して、人毎に技能レベルを振って、「この人はこの業務ができます」というのを見える化してます。
技能評価表は毎年更新してその時点での力量を表しています。レベルダウンもあります。

>業務に必要なくても要求事項に書いてある事はやらなければならないと言われました。
御社業務にそれが必要かどうかはISOの審査にはあまり関係ありません。
やってないならISOに適合してないという話になってしまうので、認証はあげられませんよ、というだけの話です。

Answer 3

普通にカテゴリーＢ以上になり得る不適合のように思いますが、
恐らくは受審側が全く認識をしていなかったため、ランクを落として
くれたのかも知れません。
もしくは審査機関が甘いのか・・？
（JQA以外の機関の場合、甘い事もあるようで・・）
基本的に審査範囲にある従事者は、事務関係であってもなにがしかの
力量評価、教育、訓練のプログラムが必要になります。

例えば資材発注について、資材の知識とか発注業務の遂行とか、
経理でも会計業務の理解度とか簿記の知識とか。
結構こじ付け的な項目もあったりします笑

本当に必要ないのは一日掃除してるおばちゃんとか、そう言う人です。