放課後等デイサービスで、請求事務に携わっています。 今日、ある市町村役所から連絡があり、ある利用者さまの利用日数が支給…

Question

放課後等デイサービスで、請求事務に携わっています。
今日、ある市町村役所から連絡があり、ある利用者さまの利用日数が支給量を越えているとのことでした。
うちは確かに上限管理事務所なんですが、負担額一覧表では日数は分かりませんので、そのまま金額の処理だけして国保連に伝送していたのです…
契約支給量は、うちの事業所は、月20日のうち、10日で契約していました。
他にａ事業所とｂ事業所を利用されていたのは知っていましたが、こちらとしては残りの10日を分けておられると思っていたのです。
実際にはａ事業所で10日の契約をされていたそうです。
それならｂ事業所と契約をかわされるときにご一報頂いていれば…と思ってしまう私は駄目なんでしょうか？
上限管理をしているのに分からなかったのか、と言われてしまうとその通りなんですが…
保護者さまに確認の電話をさせて頂いたことを上司に事後報告したところ、うちがちゃんと上限管理をしてなかったからでは？と言われてしまい、正直納得がいきません。
利用者さま(保護者さま)から、日数変更のお知らせが事前にあったのなら、と考えてしまう私が間違っているのでしょうか？

Answer 1

おつかれさまです
私も請求事務で似たような経験はあります。
利用日の重複などよく聞く話です（笑）
「どうしてウチが利用してる日なのに、他所が使ってることになってるの？」
逆パターンもあります。こちらのミスで迷惑をかける事もありますからお互い様。が暗黙の了解です。

利用日数ですが、上限管理している側からすると支給契約量がありますから、
仮に質問主様の事業所を10として、Ａを8、Ｂを5として合計23（原則の日数）としたとします。
利用の上限は23ですが、月の日数から8を引いた数が原則の日数ですので、2月などは20（今年は21）となるわけです。
そこは上限管理事業所でどこをどれだけ使ったかを負担額一覧と一緒に確認するべきかな？とは思います。

総費用額で大体何日使ったかは計算できますしね。

気の利いた事業所は、
○日、○日、○日、計３日利用されました。
など情報を提供してくれます。

支給契約量そのものの変更も、事業所同士でも確認しておく事をオススメします。
保護者から教えていただけたら一番ですが、保護者は素人です。制度の仕組みなど分かっていないと思わないといけません。

新しい事業所を利用するにあたり、支給量もどのように割り振るのか、保護者に確認する事も上限管理の仕事です。

本音で言えば、新しく利用することになった事業所から
「こちらは○日利用と聞いているのですが、割り振りはどうなるでしょうか？」
という挨拶兼ねた連絡が欲しいですよね。

受給者証の他に契約支給量の記載をする別冊はありますか？
その変更がある場合はやはり他の事業所に確認をするべきではありますから、新しく契約した事業所からの連絡がないと、そんなことは知る術もない…

長々と申し訳ありません。
質問主様の気苦労は分かるつもりです。
総費用額が高額になった場合、
「あれ？おかしいな。」
と疑うくらいの意識を持つだけでも返戻免れますよ^_^
これからもお互いがんばりましょう^_^