自分は仕事でメールを使うことが多いのですが、最近苦手意識を持つようになり、作るのに時間がかかるようになりました… …

Question

自分は仕事でメールを使うことが多いのですが、最近苦手意識を持つようになり、作るのに時間がかかるようになりました…

その理由として、・トラブルが起こったことを知らせるメールが来たので、とにかく早く返さなきゃと返信したら「そういう問題じゃありません！どれだけ多大な迷惑かけてるかわかってますか！」と怒りの返答。しかもCCで同じ部署内の他の人や上司にまで晒されたので後日吊し上げに…
・仕事である問い合わせが来て、返答すると「そんな回答をしてはいけません！」と上司から怒りの回答が来た…
・ある周知メールを送ったら問い合わせや「よくわからん」と言った苦情の電話が何件かあり、対応に追われた…

そういうのがあって、
・この内容でわかってくれるだろうか
・怒りの電話やメールが返ってこないだろうか
・不快な気分にさせやしないだろうか
ととにかく送る前にも不安しかなく、最後は「エイヤッ」と覚悟を決める感じで送信してます…

正直、そんな気分でメール作りたくありません。
できることなら気軽にちゃっちゃっと作って、最後に一通り確認してからポチッと送信ボタンを押してお終い、くらいな感じでやりたいです。もちろん後は問題なく作ったメールの件は終了。

ところが、現実は作って後は送るだけになっても、あとで何か起こりやしないかという不安ばかり。

克服する方法があれば教えて下さい。

ただし、「定型的なメール文を作ればいい」なんて答えは要りません。
それで通用するならこんな質問はしません。
それに、定型的な文章で済むようなメールなんてそんなにありません。

真剣に克服したいと思っています。よろしくお願いします。

Answer 1

私もメールは時間がかかってしまうタイプですが、ある程度言葉や内容には気を付けないといけないものだと思っています。

というのも、メールはただ文字列でしか伝えたいことを表現出来ないので、その意図や感情の部分などかなり誤解を招きやすいです。また、自分が受け取り側でも間違った解釈をしてしまったりしやすいので、返信が相手にとって見当違いの内容ということも起こり得るでしょう。

なので、急いで返信をしたい時に、内容に悩んでしまう場合は、急ぎ確認の一報と、本題の回答の二回に分けたりすることがあります。

最初の一報で相手に伝えることは、「自分がメールを確認したこと」と、内容によって「感謝や謝罪の言葉」、そして相手のメールに対し「いつまでに回答するか（重要案件は誠意が伝わるように）」くらいの内容に抑えて、本題については改めて丁寧に回答します。相手のメールで解釈し辛い内容があれば、その確認もします。

あなたのいう「克服したい」ことに対する回答としては、少し逸れてしまっているかもしれませんが、少なくとも「急いで回答しなきゃ」という場面においては、きちんと確認をとったり、整理して回答するための猶予が作れると思います。
相手の意図を先に確認し、解釈の誤りなどが訂正できれば、その後の回答もしやすくなると思います。

それから、少しまた違う観点からお話しすると、電話や、できれば直接会って話すなどの機会があれば、そこで自分を知ってもらえると良いと思います。その時相手に与える印象によって、メールの意図を汲んでもらえたり、捉え方が変わることがあります。
私は口で説明するのがあまり得意ではないのですが、なんとか伝えようとする姿勢を見せて、相手への誠意も一緒に伝われば、多少言葉の拙い部分も理解してもらえることがあります。

色々書きましたが、結局のところは自分がちゃんと相手の意図を理解しているか、相手に自分の意図が伝わっているか、という部分が大事で、相手の性格によるところもありますし、普段のコミュニケーションや経験を繰り返し考えながら、少しずつ理解していくということが必要なのかなと思いました。

伝えるのが難しい内容をメールで送るなら、電話と併用して補足したり、難しいから不明点は聞いて下さいと伝えてしまうのも良いと思います。
あまり一回のメールで全て解決しようとせずに、プラスαでフォローするくらいの気持ちでいてはいかがでしょうか。

克服にどこまで役立てるかわかりませんが、何か少しでも参考になることがあればと思います。