どちらも必要ではないですかね。偏るほうが印象が悪くなるのではないでしょうか? 例文のような返しができること自体は役所では必要だと思います。なぜなら公正な対応などに求められるものです。ひとにより対応が変わるほうが不自然です。かと言って臨機応変さも必要です。なので偏りすぎず、それぞれを使い分けれるような柔軟さが必要だと思います。
自分の言葉で返答する人です
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