私は現在開院して1年しか経っていない小児科で医療事務をしています。23歳女です。 受付2人、看護師4人(内パート1名)…

Question

私は現在開院して1年しか経っていない小児科で医療事務をしています。23歳女です。
受付2人、看護師4人(内パート1名)の計6人です。
うちは院長以外全員女です。

受付のどちらかが休んだ場合について揉めています。
どちらかが休んだ場合、看護師さんがフォローで入るのですが、機械が苦手な方ばかりで受付に立って問診票の受け渡しくらいしかできません。教えても「それは事務員の仕事なのに私がやる必要ある？」とのことです。
そこで看護師側が、院長に事務員を1人増やしてほしいとお願いしたのですが…

院長は「フリーの看護師がサポートすればいいのになんでもう1人雇わないといけないの？」が言い分で、看護師は「事務仕事する為に看護師の資格を取ったんじゃないし、そこまでさせるなら給料あげろ」の一点張りです。

私の個人的な意見としては「1人でもまわしていけると思うからサポートはいらない」です。
なるべく迅速にミスなくこなすようにはしますが、受付自体なら患者様側も「今日1人しかいないな」て見て分かるので待ってくれたりする人が多いです。声掛けてくれる人なんかもいます。
電話応対だけ看護師もやってくれれば後は1日2日くらいなら後回しにできる業務もありますし、本当に必要な作業のみを選んで行えばサポートはいらないような気がしています。
しかし、サポートいらないですと断っても看護師側は「受付嬢は楽だからやりたい」といい座るだけ座ると言って聞かないんです。けど、看護師の仕事ではないから受付の仕事は手伝いません。
そりゃ楽ですよね。

ちなみにですが、もう1人の事務員は53歳でレセプトチェックしかできないおばあちゃんです。
予防接種の予診票チェック、月次請求、掲示物作成、カルテや資料整理、レセの伝送、返戻や再審査請求の確認、提出期限のある書類等の確認や郵送、問診票の修正と作成、備品や医療器具などの発注など一通り私だけがやっている状態で「教えるので覚えてください」と話しても「あなたが全てやればいい話なのに私が覚える必要性が分からない」と話を聞いてくれないような人です。

私が6人の中で1番給料低いんですよ（笑）
やってらんない（笑）

愚痴ってすみません。
私が行く病院も受付が2人だけな所もいくつかあるのですが、受付が2人しかいない場合、どのように調整し業務をこなしているのでしょうか？
派遣さんなど雇われてたりするのでしょうか？
レセプトチェックの時期だけ来てくれる派遣さんとか、急遽事務員が休みになった時に助っ人で来てくれるような派遣さんがあったりするのでしょうか？

参考にさせていただきたいので教えてもらえると助かります。

Answer 1

悪く言うつもりではないので誤解無きようお願いします。

質問者さんは非常に医療事務に精通していて仕事も出来る人だとお見受けします。
ですが、大局は見えていないのかも知れません。
今現在は出来ていても、出来ない瞬間やこれから出来ない状況になるかも知れません。
もし、「一人で出来るから大丈夫」と言って、その通りの業務になると、
恐らく回らない状況でもフォローはされません。又、周囲からは一人で出来ると言ったのだからと言われると思います。

後、一人で出来ると言っていらっしゃいますが、【「必要のない作業はやらない」は院長了承の話ですか？自己判断だと仕事放棄と取られますよ】とか【「1日2日後回しにする」等の業務は継続すればするほど溜まって出来なくなります】
折角、仕事の出来る人なのですから、小人数でも出来るアピールでなく、効率的な仕事と窓口サービス向上の為にと院長に進言してはどうですか。
必要な人数をキープする為の発想も大事だと思います。

私の知っている医療機関で2人体制を採用している所は、「基本的に暇です」。
又、それなりに忙しい所では、「看護師」「放射線技師」「検査技師」等が要所要所で積極的にフォロー体制になっています。
事務は必ず1名は入ります。

ただ、診察時間や診療日数によって、勤務日数がオーバーする場合も考えられますので、パートを含む3名体制でやっている所が多いように思います。

スポット的な人員不足で派遣を使っている所は知りません。

Answer 2

すみません。私も内科（小児も診ます）クリニックの医療事務をしています。あなたのやってる業務も、全ての事務員（私を含めて3人居ます。）ができます。あなたの同僚と同じ53歳です。あなたよりも若い息子のいる母親ですが、孫はいないのでおばあちゃんではありません。

まず、《現在開院して1年しか経っていない》との事なので、経営的に、看護師さんの発言の事務を雇え！や、給与を上げたら事務もやる！は少ない従業員での抗議は無理だと判断される事は当然あると思います。
（てか、看護師4人て多いですね。
看護師さん3人でもいい感じです。事務が1人で回せれると思うくらいなら、看護師さん2人でも充分なイメージです。）

私の所は多い日には120人超え、暇な時でも60人以下になる事はまずありません。そんな状態なので、まず、事務1人で“完全”に回せる事はありません。1人でやった事も数回ありますが、半日が限界ですね。それも看護師さんが手が空いてた時だけでも電話対応、レジとカルテ出し（紙カルテで、日付印だけで回す）はしてもらってです。
1人事務の時は、新患対応とカルテの記載確認とレセコンへの入力でいっぱいいっぱい。紙カルテなので、略せる所はコピーなどで省略して、トイレも我慢してダッシュで済ます。手の空いた時か、その日の内の後で完成させるような感じでした。

しかし、あなたの心構えも問題の様に思います。「看護師さんがやってくれれば」この気持ちが伝わっていると思いますよ。やってくれるのではなく、“やってもらう”→“手伝って頂く”のです。
看護師さんの態度にも疑問はあるかもしれませんが、看護師の仕事でない事は確かなので仕方ありません。なので、こちらから（単なる受付嬢として座っているだけでは邪魔なだけで困るので）「これだけやって頂け（もらえ）ますか？そしたら助かります。」とか言ってお願いしてみたらどうでしょうか？そして、やってもらったら、「ありがとうございました。助かりました。」とも。

良い職場は、互いに助け合いながら《作って行くもの》です。

歳上の事務さんにも、“私は仕事出来るんです！”と空気撒き散らして仕事していませんか？そんなだから、言い方も上からの「覚えてください！」なんだと思います。上司でもない娘みたいな年齢の子に命令される筋合いはないから、嫌味な言葉で返されるのです。あなたの仕事も減らなくてイライラが増加しているのだと思います。
でも、彼女は部下ではない同僚ですし、歳上なんですから敬意を払うのは当たり前の事なんですが、「手伝ってもらえませんか？」とか言えないかなぁと思います。
あなたが私の娘なら、自分のおばあちゃんでもない人を、おばあちゃんと言ったり、部下でもない同僚の歳上に命令口調で話したなんて聞いたら叱っています。そんな娘だったら恥ずかしいです。

あなたが一番年下なら、なおのことみんなを仰ぎ見てうまく言い方は良くないですが、コントロールしたら良いと思います。上から下に見ていたらどんどん仲は悪くなりますよ。
その内、その小さなギクシャクが、連絡ミスに、しいては医療ミスに繋がる事にもなります。

私の所は、開業当初（二十数年前）は事務1人（看護師正職員1人、午前のみのパート1人）でした。でもこれではちゃんと回らないと1ヶ月後に増員して2人になり、3人になったのは3年後でした。
その頃から看護師も正職員2人になりました。レセプトも当時は紙レセプトでしたが、外部のフォローも受けず、残業もせずに事務2人でやってしまっていましたよ。今（通信レセ）でも通常業務の隙間でいろいろやってしまっています。残業は、診療が長引いた時以外にはほぼありません。

開業当初は、設備など先行投資をしていますから、経営が安定しない、上向きにならない内は、今いる人数でやるしかありません。
患者さんは確かに優しい方もいらっしゃいますが、そうばかりではありません。待たせ過ぎたら、それが嫌で他に行ってしまう人もいます。二度と来ない人も。経営不振になって閉院なんて事になったら、元も子もないですよね。

看護師さんとも仲良くなり、うまく（使って(^^)協力してもらいましょう。あなたの仕事の為ではなく、全ては患者さん、その医院の為です。

それが嫌なら、転職して他に移りましょう。いろいろ出来るんだから、経験者として雇ってはもらえると思います。

Answer 3

1人でできるとはいえ何があるかわからない以上受付は2人以上の方が対応しやすいですよ。
例えば患者からクレームがあった時、受付のクレームなら自分で対処すると思いますがどう対応しますか
まさか他の仕事をしながら聞くわけにもいきませんよね。
あなたは初めてどのくらいなのでしょうか？とんでもなく仕事が出来ると思っている様ですが医療事務は経験がものを言う仕事です。あなたの給料が安いのは妥当です。あなたはレセプトチェックをされてない様ですね。
ならもう1人はレセプト係だと思っているのではないですか？
53でおばあちゃんとは子供ならいいけど23歳のあなたが言うのは失礼です。あなたがレセプトをしていないなら正直、あなたのやっていることなど誰でもできます。看護師の言う通り、楽なのはあなたです。なにがやってらんないんだか…
レセプトの外注はできますよ。でも別に外注するなら私が院長ならあなたをクビにしてレセプトが出来る人を受付に置きますね。あなたが全てやればいいと周りが思ってるのはあなたが1番楽だからではないかと思いますがね

Answer 4

私の勤務先も個人院で、外来のみです。
患者数は、多い日で1日130〜140人、少ない日は80〜90人位です。
看護師は全て正社員で4人、事務は正社員が2人、パートが3人(曜日別で午前だけ、午後だけのパート)です。院長以外、全員女性です。
事務の正社員が有給休暇や午後休みの時などは、必ずパートの人か、院長の奥さんがサポートに入ってくれます。
パートの事務員は3人ですが、2人同時に(同じ時間帯に)勤務はしていません。
患者さんが多いので、正社員の事務員に早出と遅出があります。遅出は診療終了までなので20〜21時過ぎる事もあります。(受付は18時まで)
当院は、実質基本2〜3人で初診や再診の受付、電話対応、会計、パソコン入力等を回しています。
看護師が受付事務を手伝うなんて、まずないです。間違いがあってはいけないという院長の考えだからです。うちの院長は、時々個人面談をしてくれるので、何か気になる事はないか、改善した方が良い事はあるかなど、話を聞いてくれるので、その都度、提案したりしています。

質問者さんは、結局どうしたいのでしょうか？「1人でもまわしていけるからサポートはいらない」と思っているようですが、気をつけて仕事をしていても、ミスが重なれば大変な事になります。もう1人の事務員の仕事内容や、事務員が休んだ時にどうするか、もう1人の事務員と、院長ともじっくり話した方が良いと思います。
フリーと看護師がサポートに入れば良いという考えの院長なら、院長から看護師に「機械を使えるように」とか、サポートに入った時の仕事内容を伝えてもらうとかした方が良いと思います。