電話受付や電話応対が上手くなる方法はありますか？

Question

電話受付や電話応対が上手くなる方法はありますか？

Answer 1

慣れです。数をこなしましょう。

私も初めは、
「お電話ありがとうございます、〇〇会社の誰々です。」
「では、〇〇におつなぎいたしますので、そのままお待ちください」
「〇〇は只今席を外しておりまして、〜〜」
などのよく使う返答を、紙にメモして、その紙を前に電話応対していました。
私の場合、緊張すると、上記のような簡単な言葉すら出てこなくなってしまうあがり症なので、初めの1ヶ月はそのメモを常備していました笑
それも、慣れればメモなしでスラスラできるようになりました。

また、電話応対の際は常にメモをすることを心がけると良いと思います。
例えば、相手が最初に「〇〇会社の△△ですが、」と言ったとすると、それをメモ！
その後で内容を確認するのに、こちらから「△△さんのご都合の良い時に〜〜」などと相手を名前で呼べば、相手も「話を聞いてくれているんだな」と思います。
また、他の部署に繋ぐ時も、「すみません、お客様のお名前をもう一度お願いします」と聞くより、「〇〇会社の△△様でお間違いないでしょうか？」のように、確認すると、相手が2度同じことを言わずに済みます。後者の方が、受取手も気分が良いと思います。

メモを取ることは、自分では対応しきれずに他の人に代わってもらう時にも、とりあえず自分で聞いた内容を同僚に伝えることができるので役立ちます。同僚がお客様に用件を一から聞くのでは、お客様も何度も同じことを繰り返させられ、気分を損ねかねません。

私個人の経験談ですが、少しでも役立てていただければ幸いです。