秘書経験のある方、またはビジネスマナーに詳しい方ご教授お願いいたします。 私は病院長の秘書をしていますが、先日営業…

Question

秘書経験のある方、またはビジネスマナーに詳しい方ご教授お願いいたします。

私は病院長の秘書をしていますが、先日営業の方から、他の医師のアポを取ってほしいとメールで依頼されました。希望日を提示されて、どの日が都合がいいか伺っていただけますか？といった感じす。
下記の理由があり断ることはきめていますが、どのようにメール文章に纏めるとよいでしょうか。

●私は院長の個人付き秘書という契約で雇われている。

●以前に別の営業の方から同様の依頼があり応じたが、その医師は外科医のため、手術の都合で急な時間変更、ドタキャンをしたことがあった。その際も営業の方に連絡と、さらにはリスケジュール等も私がすることになり、本職に支障をきたした。

わかりにくい文章で申し訳ございませんが、引き受けることが難しい為（やりたくない、のが本心です）どのように断るべきかご教授いただけますと幸いです。

宜しくお願い致します。

Answer 1

はじめまして。
当方同業、現在研究室教授付き秘書です。
(以前は臨床系勤務で9年余 外科系医局にて勤務)

病院との御付き合いのバランスを鑑みると、
(もちろん 規模や 普段の対応にも よりけりですが)
あまり無碍にも出来ないと考えると、御断りの語彙にも
いささか気を遣いますよね。心中 御察しします。

どのような経緯で、くだんの御依頼をうけられたのか
記載の内容からは はかりかねますが、、、
前のアポイントメントのトラブルについては伝える必要がなく
(以前 云々と明かすと、かえって厄介な難も派生しかねません)
ここはひとつ、バッサリ、きっぱり 簡潔明瞭に御断りすべきでしょう。

メールでの依頼、ということから、
メールでの返信が可能と言うのも救いです。
※人間、面と向かって顔を突き合わせて断るのは心苦しいですし。

メールの文面としては 私ならば以下のような内容を想定します。
適宜 アレンジして 使えそうなコメントを御活用ください。

**********************************

○○メディカル御担当者▲▲様

平素より大変お世話になっております。
##病院 病院長秘書 ☆☆です。

先日御依頼を頂戴しました当院◎◎科 □□医師への
アポイントメントの件について以下の通り回答いたします。

先ず、御希望にそえず誠に恐縮なのですが、
こちら病院長 秘書室 ☆☆(質問者様の御芳名)を経由しての
ブッキング(御面談の御予約あるいは都合伺い等)は
いたしかねます。
恐れ入りますが、今後は □□医師が所属の◎◎科へ
直接 下記まで御問い合わせを頂けましたら幸甚です。

(電話番号・内線・事務担当者名など 該当の連絡先情報を記載)

また、過日お申し出・御提案を頂戴いたしました
日時等につきましては、貴社からの御意向として、
担当科 事務に申し伝えてますので、
どうぞ今後とも宜しく御取り計らいのほど御願い申します。

ひとまず御詫びかたがた御報告と御願いまで。

☆☆ ☆☆拝

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必要以上に期待を持たせる文言は記載せず、
淡々と 用件のみ伝えるほうが良いかと思います。
御参考になれば幸いです。