ISO9001：2015へ移行していっているのですが、文書で廃版・旧版を当初から保管していっているのですが、改版が多くか…

Question

ISO9001：2015へ移行していっているのですが、文書で廃版・旧版を当初から保管していっているのですが、改版が多くかなりの枚数になりました。廃版・旧版は紙ベースで保管しておく必要はあるのでしょうか。保管しなければいけないのなら、スキャンしてデータにしフォルダ管理にしても大丈夫でしょうか。
その際、文書管理要領に必要な文言はいると思いますが。。。

Answer 1

新しい版が発行された時は、旧版と混同しないように識別する必要がありますし、現にそれを実施されているので、それはそれでいいと思います。

では、廃盤、旧版は保存しておくのか？

ISO9001では「識別せよ」と言っているだけで、保管せよとはいっていません。
ただ、やはり旧版や廃盤にした文書でも、後に確認したいということがないわけではないと思います。
ただ、そうすると、新版と旧版と間違えて運用されるリスクはないですか？ということになります。そこは気をつけなくてはいけないでしょう。

また旧版はほとんど見ないということであれば、廃棄すればいいと思います。実際に、「文書は〇年で廃棄する」独自に廃棄ルールを定める組織も多いです。

旧版なので、運用上は必要なく、確認というだけで用いられることを思えば、保管する必要性はあると思いますが、廃棄・旧版になった以上、要求事項からはずれますし、新版と同じように使うリスクがないように管理さえすれば、どのように保管しても全く問題ありません。

Answer 2

規格要求事項にはないので、貴社のルール次第です。ルールが紙保管になっているのなら、電子保管アリに変えるなり廃棄を認めるなりルール変更すればいいです。