市役所の臨時職員の採用を受けたのですが、

Question

市役所の臨時職員の採用を受けたのですが、勤務初日から会議の議事録を作成してまとめてと言われました。議事録を作成した事が全くなくネットで検索する限りなかなか難しく、流れが今ひとつ掴めずなにより会議に参加される方の名前も顔も初対面なのに議事録は完成するのか？誰がどの発言をしているかわからないのにという不安や議事録となるとミスをすれば大変なことになるのではないかとのプレッシャーや、その場でなにか分からないことがあった際に確認する方がいらっしゃるのか、などでまだ始まっていませんがかなり精神的にきてます。。

研修が無いというのは恐ろしくて…
ブラインドタッチが出来ても、会議に参加する方の
名前も顔も知らず尚且つその議事録を初心者がまとめることが出来るのでしょうか？？

不安でいてもたってもいられず投稿いたしました。
どなたか議事録について詳しい方や臨時職員経験者で議事録を任された方教えていただければ幸いです。

Answer 1

レコーダーの持ち込みは不可なのですかね？私も過去に官公庁で臨時職員をしていましたが、議事録を作る方はよく「レコーダー持ち込ませて下さい」と許可申請に来られていました。

タイピングは落ち着いて別の場所でやるべきだと思います。会議には手書きのメモで臨まれるのが良いかと。パソコンを持ち込めるかどうかも分かりませんよね。プレゼン用で持ち込んだ機材でコンセントがふさがってしまうなんて事もあります。

そして質問主さんがご存知なら良いですが、もしそうでないのなら。議事録は発言を一字一句間違えずに記録しなければならないという物ではありません。話の主旨や流れを会議に参加していない人にも分からせるためのものなので、箇条書きや単語でメモしておいて、後で自分なりに筋を大きく反らさない範囲であればアレンジしても良いのです。見る人に伝えるべき所が伝われば良いのであって、話した事を全部書けというのではありません。
議論をしていれば、どうしても話が横道にそれてしまう事もあります。そんな事まで全部記録していたら、雑談なんてうっかり出来ませんし、読む方も「なんじゃこりゃ？」となりますよ。必要な部分だけピックアップすれば良いのです。

会議室には真っ先に入られて下さい。名札がテーブルに置いてあるパターンなら、まず名札のチェックを。おそらく臨時職員はそういった場所のテーブル・椅子運びやセッティングも命令されるのではないですかね。会議の資料の印刷も当然ながら、その資料の中に席順など書いてある事もありますしね。

Answer 2

＞名前も顔も知らず尚且つその議事録を初心者がまとめることが出来るのでしょうか？？

そのまま採用されるわわけでもないから、チェックしたもらってだめ出しとかしてもらえば良いでしょう。