仕事でミスが減らずショックを受けています。アドバイスください。 28歳グラフィックデザイナーです。女性です。

Question

仕事でミスが減らずショックを受けています。アドバイスください。

28歳グラフィックデザイナーです。女性です。専門学校を卒業後、印刷会社でデザイナーとして3年間働き、その後転職し現在の職場でグラフィックデザイナーとして働いています。主な仕事内容は幅広く、メインは紙媒体ですが不動産・飲食・ゲーム関係等々…日々様々なジャンルの制作業務に携わっています。仕事が忙しいときには朝まで作業するような時もあります。

仕事の流れですが、受注（営業・ディレクターが先方と打ち合わせ）→社内打ち合わせ（営業・ディレクター・制作スタッフ）→制作→デザインチェック（営業・ディレクター）→先方校正へという形です。

本題ですが、自分の勘違いからくるミスをなかなか減らすことができません。

例）先方からAという指示がメールであり、内容を確認しBだと判断し作業。制作物をディレクターへ提出後ディレクターから指示通りに直っていないと指摘受ける。

このようなミスが非常に多いです。社内打ち合わせ時にはきちんとメモを取っていますし、不明点も残らないようにしています。が、すでにこの打ち合わせ時に自分の解釈で判断してしまっていて、それが間違いだと気づけず先に進んでしまう…という流れが多いように感じます。

単純に確認不足でしょうか…？

ケアレスミスが多かった時期があり、付箋に注意事項を書いてパソコンに貼る・ノートにミスした点・改善策を書き出す等、自分なりの対処を続けてきたつもりです。それでもミスが減る様子がなく、自分で自分が分からなくなってきました。

仕事がスムーズに行くときもあれば、ミスが続いてしまうこともあり、ミスが続くとネガティブの波に飲まれ酷く落ち込みます。「人間だからミスをなくすことは不可能、次に活かせるように反省しよう。くよくよし続けるのもよくない。」と思うのですが、次に活かせていないからミスが続くのでは…と思うようになりました。

現在進行系の仕事で例のようなミスを立て続けにしてしまい、ディレクターからの信頼はガタ落ちです。仕事を引き上げられてしまいそうです。

勘違いが多いので、自分を疑うことが1番なのかもしれませんが、○○したら改善された！こうした方がよいのでは…等、みなさんのご意見をお聞かせください。よろしくお願いします。

Answer 1

私も同じです。勘違い、思い込みによるミスが多い。
他にもいろいろあり、診断は受けていませんがadhdだと思っています。

今のところ、間違えた部分を間違えようがないよう、少しずつ方法を改善という地道なものしかありません。

例えば、私は今毎日飲まなければならない薬がありますが、これが、できない。

①医師が「明日から」といったものを「今日から」と間違えて飲み始める
…投薬スケジュール表にはちゃんと明日からとなっていた。
医師の言葉をはっきり覚えていて、今でも「今日から」と言われたと思ってるくらいですが、スケジュール表がある以上、自分の記憶よりスケジュール表を見るべきでした。
あまりにもはっきり「今日から」と思い込んでいて、スケジュール表をきちんと確認してませんでした。

②飲む時間にアラームをかけ、飲んだら表にチェックするようにしていた。確かに今飲んだ記憶があったのでチェックして寝たら、飲んでなかった（翌朝に薬の残数で確認）
…これは自分でも驚きました。認知症レベルです。今やったことを覚えていない。
次回から、薬の残数も同時に数え、表に記入することに。作業を増やしたことで、記憶を捏造することもなくなりました。

とにかく、アラームと付箋と表を使いまくります。
そのうえで、とにかく自分の記憶を信じない。
今は極力覚えないようにしています。

メールで例えば打ち合わせの日取りなど、目にしても覚えない。
必ず一次情報であるメールまで戻って確認します。

口頭連絡だと難しいですが、大切なことについては、こちらからメールで重要点をまとめて、「こういうことでよろしいですね」と相手に確認するのも良いと思います。
そして、必ずそのメールで確認するのです。記憶しない。覚えてしまうと確認しなくなるししても先入観で間違いに気づかないから。

あと、プリントアウトも大事です。わたしは仕様書は必ずプリントして、注意点をマーカーするなどしていました。
そういう作業をするときは、気のちらない場所（無人の会議室や空席など）でやるのもいいと思います。

また、スケジュールにかならず一次情報と照らし合わせる確認日を決めるといいでしょう。
あらかじめ、この日に必ず再確認する、と決めてしまいます。一段落ついたら、など言っていると忘れます。
定期的なルーチンにした方が良いです。

そのうえで提出前には他の人に最終チェックをお願いするなどもいいと思います。
第三者チェックは大事です。

すごく地道ですが、こうやって一つ一つやっていくしかないと思います。

Answer 2

仕事を受ける時に必ず依頼書を送ってもらうようにして、納品する時は必ず納品書をつくるようにして、依頼書と納品書を比べるようにしては？

社内にそういう習慣が無いのであれば、なにか仕事の仕方の改善のミーティングなどで、「これをルールにしよう」と提案していつか変わるのを願うしかない。※先方との関わり方や力関係で無理なのかもしれないが……。

それまでは、仕事を受けたメールを見て自前で依頼書作って依頼と納品が違わないように注意するとか。

ミーティング内で頼まれた物ではっきりした文書の無い依頼とかは、ミーティングをレコーダーで記録させてもらって後で確認するしかないかも。プランナーのミーティングとかは会議後に議事録作ったりするからわりとレコーダーで録音しとくとかあるけど。

後、仕事の最初の一品ができたら、それを依頼先に送って「残りもこんな感じで作ります」と早い段階で確認するようにしとくとか。

ミスは油断や早合点で起きるので、人間なら誰でも起こす。しょうがない。こういうのはミスをした人だけの責任ではなくて、依頼した人が依頼した意図が相手に伝わっているか確認しない依頼側にも責任がある。なんでそんなに思い込む事も無いと思う。とはいえ、ミスが頻発しつづけるようだと職場も困るから、自分がミスを起こしにくい工夫とともに、働く場がミスしにくいシステムを持つように変えていく提案もしていけばいいと思うよ。

ドンマイ。

Answer 3

私が今指導している部下がまさにそういうタイプで、なかなかミスが減らずに困っているのですが...

質問者様の場合、勘違いによるミスだと自覚してらっしゃるのに、
なぜ本当に合っているのかを確認をしないのですか？

声に出す(周りの人に言う)や、メールを1語1句読み返してから作業することをしないのでしょうか？？

原因がわかっているならば、あとは自分が行動するだけかと感じるのですが...

「どうせ間違えている」と嘘でも思えば確認するようになるのでは？

Answer 4

同業者です。
デザイナーという職種に限らず、
・早合点
⇒勘違いしたまま思い込み
⇒何か言われても自分の思い込みの方が正しいと感情的に主張し、自分のせいでは無く、相手のせいにする。

という女性は非常に多くいます。

つまり、
原因は二つ。
・早合点による勘違い
・（その勘違いを）思い込み

早合点の方は、こちらが説明している途中で口を挟んで、「ああ、・・・ということですね」と、「そんなこと説明してもらわなくても分ります」という口調で言う人に多い。
こういうひとは、ほぼ間違いなく勘違いします。
⇒きっちり確認しましょう。
それよりもいい方法は、肝心な部分をあなたがメモするのではなく、ＡＤの人に紙に書いてもらうことです。メールできた場合は、それをやはり紙にプリントする、最後にでは無く途中途中で、それを確認することです。
これは、特に校正の時に重要です。画面上ではなく、紙にレ点なり○印なりを実際に書き込んで確認する。単純な校正ミスでも、最悪の場合は刷り直しという数十万、数百万の実害に発展することがあるのですから。
一件の仕事につき何枚ものポストイットをペタペタ貼るのではなく、Ｂ５位の紙に肝心な部分を箇条書きし、途中途中でそれにレ点を書き込み確認し、最後は○印を書き込んで確認する。

また、確認しても、事実を自分の都合の良い方向に拡大解釈する人がいます。
この「事実を自分の都合の良い方向で拡大解釈したもの」を「思い込み」といいます。
なぜそうなるのか？
「経験のあることをやる方が楽だから」です。
人間は「やったことがあることの方に事実を勝手に拡大解釈して、その解釈の方に従って動きたいから」です。
全く新しいことは、やりたくない。
特に女性はその傾向が強い。
「新しく指示されたこと」「新しいやり方」「正しいやり方」ではなく「以前にやったことがあること」「慣れたやりかた」でしようとする傾向が、女性は強い。
これは意識を変えるしかありません。
「デザイナーは日々新しいものを作るのが仕事」だと。