社会人の方に質問です。 仕事で毎月1回、ミーティングをします。 そのときに、書記をやるのですが、書記が終わったらパソ…

Question

社会人の方に質問です。
仕事で毎月1回、ミーティングをします。
そのときに、書記をやるのですが、書記が終わったらパソコンで内容を入力します。
書記で内容を聞き取り、まとめるのが苦手です。どうしたら、克服できるでしょうか？
アドバイスをお願いします。

Answer 1

＞書記で内容を聞き取り、まとめるのが苦手です。
会議そのものの方法が間違っている可能性がありますね。
どのような内容を話すのか、その場での思いつきで話を進めるようなことをしていませんか。
それだと、誰がどのような意見を言ったのかなど書き留めるのは速記でもしていない限り無理です。

会議の進め方を考え直すことが必要です。

まずは時系列に沿って、何をこの会議で決める必要があるのか、などを箇条書きにしておく。
「今日はＸＸに関して３項目の内容を決定する会議を行います。」
と議事進行者が述べれば、・を縦に３個書き留める。
・
・
・
の様に
で、時間が限られているのなら、それぞれの内容に関してどの程度時間を割くのかが判らないので、均等に行間を３行～５行ほど空けておく。
で、題材を言ったときに、順に・の横に書き、それに対しての発言を記述
行間が足りなければ、３項目なら１～３を書き加える別場所に数字を書き、続きを記述。

私自身、毎回会議の時は、気がつかれないように録音してます。
で、後で議事録を提出するように述べられたら、それを聞いてまとめてます。
パソコン使用可能な会議なら、会議終了と同時に議事録は完成させてますよ。
１時間ほどの会議なら、可能です。
会議終了と同時に、参加者のアドレス宛に議事録を送信したり、印刷した物を配布したりも可能ですね。

＞どうしたら、克服できるでしょうか？
テレビ番組の内容を議事録にまとめる練習をm(__)m
もちろん録画した物を使えば聞き直しも可能ですよね。

Answer 2

ICレコーダーかスマホにミーティングの内容を録音すれば良いと思います。