営業電話に困っています この春地元で事務職として就職し、事務や電話対応を行っているのですが… 取引先からかと…

Question

営業電話に困っています

この春地元で事務職として就職し、事務や電話対応を行っているのですが…

取引先からかと思って電話を取ると営業電話ばかりでイライラします。ひどいところだと一週間に三回以上かかってきます。
一度言われるがままに上司に繋いでしまったのが悪かったようで味をしめたのか、何度断ってもかかってきて鬱陶しいです
一応会社としての印象もあるのであまり悪い態度を見せるわけにもいきませんし…

みなさんどうされていますか

Answer 1

あくまで会社内で、こういうふうに対応しますよ、と
意思統一した上での対応ですが

・基本的に自社業務外の営業電話はとりつがない
・××（相手が電話に出せと指名したものが実際にその場に
いようがいまいが「只今、出かけております」で断る
・そして「××（相手が取次ぎを希望した者）には、お電話があったことを
お伝えしますので、会社名、担当者名、ご用件の内容を
お聞かせ下さい」
と伝える。
・これで名乗らない相手には今後の応対自体を拒否。
名乗ったのなら、一応メモなどで連絡だけは回しておく。
・相手が名乗ったうえで「必ず伝えろ」のようなことをいわれたら
→「はい、お伝えします」
・相手が名乗ったうえで「必ず折り返し連絡をいれろ」
「何時に帰社するのか調べろ」などのようなことをいわれたら
→「××には、お電話があったことはお伝えします。
ですが折り返しの連絡等は上司である××の判断になりまので
部下の私では確約出来かねます。悪しからずご了承下さい。」
・これらの対応に対し批判やクレーム的なことを言うようなら
→「ご指導いただきおそれいります。参考にさせていただきます。」
あたりを九官鳥のごとく繰り返して適当にスルー。

事務員の仕事は伝言を取り次ぐことですが、それが常に
最優先というワケでもありませんし、取り次ぎさえ正確に行えば、
その結果に関してまではなんら責任を負ったり約束をする必要はありません。
「言われたことは確実に伝える。しかしリアクション内容などに
責任をもったり確約をする義務も権限もない」
ということです。
ただ、何かの拍子に××さんなり上席者なりが電話に出たりすると
話がややこしくなるので、上記の対応をするなら
「責任者クラスは絶対に営業電話に直接出ない・出さない」
「業務外の電話は基本的に全て取り次がない、断る」
「事務員は上記のように対応する、という社内の同意を得ておく」
というようにまず自社内で体制を調えておくことが肝心です。

Answer 2

若くて可愛いですね！
私なんて長年の電話対応で、ヤクザっぽい脅しの電話でも笑って対応しちゃいます涙ｗ！

上手に断れるようになると相手も無駄と判断して激減しますよ。最初のうちだけです。

私の場合、あまりに断りまくっていたら、声を聞いただけで、またアンタか！と切られました。だって代表電話だからたいていは私が出るんだよ～って感じですｗ。

電話に迷惑電話の番号を登録しちゃいましょう！出る前から迷惑ってわかるからうまく対応出来ますよ。もちろんお客様を登録するのもいいですけどね。

迷惑電話なんて、適当に愛想良く相手をしてすぐに切っちゃえば良いんですよ！

Answer 3

総務です
懸命に電話取り続けています。おっしゃるとおり、対応を間違えると会社に損害を与えます。総務の三人が電話とってますが、かかってきた日時、社名をエクセルに記録するようにしました。そうするとけっこう面白い記録ができました。
ヒューマンリソシア
ＴＳＤ
ボルテックス
リンクレア
といった会社は月に10回はかかってきます。
「いつもお電話頂戴しますが、毎回お断りするのも申し訳ないので、今後おかけになりませんようお願いします」というと
「なあにいーー！！ いつもだとおお！！ いつしたか言ってみろ！！」
「ハイ では 1月は…」とやります♪「くそー、覚えてろ！」みたいなこと言います。
他、特定の社員にかけてくるケースがありますね。不思議と役員から平社員まで数名。役員は新聞にでますので理解できますが、
（例）鈴木一郎さんいますか？
どういったご用件でしょう？
ご本人にしか言えません
当社業務以外の電話はお取次ぎできませんのでご容赦ください。
となります。
しかし、金融系だったりすると もしかして…？
なので、個人名は残しません…

Answer 4

①いらないですと言って切る
②忙しいので・・・と言って切る
③折り返しますので電話番号教えてくださいと言うと切れる
④ネットで調べますので・・・と言うと切れる

基本時にブラックに勤務している人相手なんで、
印象悪かろうが関係ないですね。相手はブラックですから。