一般事務、営業事務の女性ってこんなもんですか？

Question

一般事務、営業事務の女性ってこんなもんですか？中小企業の製造業で営業6人、営業事務（営業アシスタント）３名、そのほかは製造部の会社の営業をしています。
本件で話題となるのは、営業事務（営業アシスタント）３名のうち2名についてです（30歳位です）

あなたの会社の営業事務（営業アシスタント）の女性は、
自分の会社で取り扱っている製品やサービス、業務についての知識はありますか？
（詳しくなくても営業の人間とある程度、基本的な会話ができる程度の知識）

私の会社の事務女性は、営業から言われたことを処理するだけで、
今後の業務にもかかわってくることですので製品について説明しても
「私には関係ない」というような感じです。

顧客の担当窓口が変更になっても、言われた事のみを行っていたから
「何もわかりません」という始末です。

客先からの注文書に不明点があっても、自分で客先に問い合わせをするのではなく、
営業である自分に「この部分おかしいと思うんですけれども」と言ってくる始末で
「確かにおかしいので、客先に確認して下さい」と言うと
「それは、営業さんが行うんじゃないんですか？」となんの悪びれもなく言ってくる始末

おかげで、事務処理をお願いするにも簡単なことしかできなく、私の事務処理ばかり増えてしまって
困っています。
ひどいときには、客先へメール送信を頼んだら「どんな文章で送ったらいいですか？作ってくれますか？」等と聞いてきます。
（どんな文章で送っていいか、文章を私が作って頼むんだったら、自分で客先に送信するっていうの！）

このような営業事務（営業アシスタント）をどう思いますか？
どのようにしたら、私が営業活動に専念できるようになれるでしょうか？
どのようにしたら、この女性がアシスタントをしてくれるようになるのでしょうか？

Answer 1

営業事務をしたことはありませんが、一般事務を長年？やっているものです。
確かに、”言われたことだけ”をやっている事務方が多いのも認めます。

営業事務といっても、会社によって守備範囲がちがいます。一概に質問者様の意見に賛同、反対はできないのですが、
文中で気になった点のみを、事務方の立場から申し上げます。

客先からの注文書に不明点があったら、客先に問い合わせは、原則的に営業担当がおこなうものだと思います。
商談で特別になにか付随している可能性もあるし、客先からしてみたら、営業の人にいったのに、ちがう人から電話
がかかってきた。ということもありえる。（逆に営業担当の顔がつぶされることもあるかもしれません。）

また、メール送信についても、社外であるならなおさら、担当の許可（本当は、上司の許可）が必要だとおもいます。
ま、文章くらいはつくってもいいとおもいますが、それも営業担当、上司の添削（承認）が必要だと思いますけど。
勝手に文書つくって、会社名で社外に文書を流す立場に彼女たちはないのです。

商品知識についても、知ろうとしない。知識がない。とのことですが、入社当時は、若い彼女達に会社側は
「いいよ～。何もしらなくていいんだよ～。」的な対応で教育を怠ってきたのではないのでしょうか。
いきなり、３０歳くらいになったからといって、商品知識がないのはおかしい！と突きつけるのは、片手落ちの
ような気がします。
ですから、商品知識を見につけて欲しいと思うのであれば、上司に相談して、週１回くらい、ミーティングの
あとでも、商品の説明（新商品の報告など）を少しずつしていけばどうでしょうか？

こちらからしてみれば、営業担当者が指示してくる、あるいは期待している仕事を請けてしまうと、
なしくずしに事務方の仕事が多くなるように思います。
どこまでが、事務方の仕事なのかを一度、上司を交えて線引きしてもらうことが必要なのではないでしょうか。

Answer 2

営業事務をやっているものです。
扱っている商品すべての知識があるわけではないですが、
担当している商品の基本的知識はありますし、詳しいことは勉強しながらやっていきます。

しかし注文書の不明点云々はやはり営業からお客様にたずねるべきじゃないですかね？
仕入先にはもちろん自分で聞きますが、お客様には「聞いていいのか、聞くべきじゃないのか」お客様によって変えなければいけないところなので。
（やっぱり担当者でなく事務方の知らぬ人間が電話なりで伺うと、「ダレ？？」って感じで対応してくるお客様もいらっしゃるので。）

でも一番の問題は、多分貴方の態度が彼女たちに伝わっているだろう事ではないですかね。
そういうのって分かるんですよね～。で、正直「嫌いなヤツの数字の手助けなんかしたくねぇ」って内心思うときもあります。

だからうまく頼むか、（ありがとう、とかお願いとか言う習慣をつける）
うまくコミュニケーションとって親しくなるかしないとよくならないんじゃないでしょうか。

あと多分貴方の会社では「事務は商品についての詳しい知識は特に必要なし」という体質があるんじゃないですかね～。

ま、きっと彼女たちは長年そのモチベーションでやってきたのでしょうから、変えるのは難しいので、
手っ取り早く社内会議なんかで改善策を練るべきじゃないでしょうか。

ちなみに私は二人の営業についていますが、タイプが別々で、
一人は熱心に仕事に取り組む責任感のある人で、不明点などお客様に聞いてくれたり、私のミスもフォローして謝ってくれます。
もう一人はお客さんほったらかしの人で、私が直接お客様にお伺いをして段取り、謝りなんかをしています。（疲れるけど）

両方楽しいですよ～。どっちが悪いってわけでもないですし。
責任を感じながらも仕事をするのはやりがいがあるって思わせられたらしめたものですね。

Answer 3

何事も『原因』があり『結果』があります。

質問者様は『結果』だけを以って色々と不満を書かれていますが、結果に至る『原因』を把握されていますか？

又他の5名の営業の方は営業事務の方々をどの様に感じているのでしょうか？

これまでの会社・営業の営業事務に対する期待・待遇・信頼関係諸々の原因が今の現状・結果です。

原因を改善して行く努力なしに結果の改善はありません。

他の営業の方も不満があるなら、9名全員で話し合う必要があります。

営業が営業事務に何を期待しているのか、それをしてもらえれば営業がどれほど助かるかを理解してもらわなければなりません。

営業事務の仕事が会社の利益に貢献しているとの認識、仕事への誇りを持たせるべきでしょう。

あとは彼女たちのモチベーションのUPと維持です。

それは評価をする事です。会社が給与等で評価できるのが一番でしょうが、それだけでは行けません。

営業さんが常日頃から感謝を伝えないと駄目です（ありがとう。たすかったよ。サンキュー。悪いね。他）

たまには営業さんでお金を出し合ってケーキでも買うとか。他にも色々あると思います。

質問者様だけが不満なら・・・・一人で実行して下さい。

個人で信頼関係を築きましょう。会社ぐるみで取り組めても最後は人と人の関係が全てです。

最後に・・・

＞このような営業事務（営業アシスタント）をどう思いますか？

何とも思いません。もっと出来る人も出来ない人もいます。

＞どのようにしたら、私が営業活動に専念できるようになれるでしょうか？

貴方が一人で営業の仕事と営業事務の仕事を線引きしている限り永遠に専念できません。

＞どのようにしたら、この女性がアシスタントをしてくれるようになるのでしょうか？

貴方が変わらなければ何も変わりません。

Answer 4

営業事務の女性に、業務をまかせ、
かつ、問題がおきたら、その女性に責任を押し付けず
自分がすべてかぶるだけの度量はお持ちですか？

私はサポート業務をやっていますが、
同僚をみていても、みな、かなりシビアにサポートする相手の人柄などをみています。
信頼されればうれしいし、
業績が上がったとき、一言でいいからねぎらってほしい、それが人間としての本心です。
以前、大きなプロジェクトのあと、「事務方のサポートに助けられた」という担当者のひとことに、
うれしくて涙が出そうになりました。

今は言われなくても、調査もするし、プレゼン用の資料だって、バンバン作っちゃいます。
商品知識とか、自社はもちろん、ライバル社、業界他社の商品だって調べますよ。
他社製品のことなど担当者が逆にきいてくるくらいです。

また、3人のうち１人は、あなたから見て問題なしとのこと、
彼女にそれとなく、あとの二人がどう思っているのか聞くことは
できませんか？
会社の人間関係といっても、縁があって一緒に仕事しているのですから
一方的に不満をかかえているのは、悲しいです。

以上、現場サポート係から、正直な気持ちをお伝えしました。