職場で電話応対が一つの仕事です。 とにかくひっきりなしで、自身の仕事が進まないほど。

Question

職場で電話応対が一つの仕事です。

とにかくひっきりなしで、自身の仕事が進まないほど。
でも電話は取らねばならないのですが、入社当時は電話応対だけでよかったから取継ぎ漏れもなかったものの、最近は出来る仕事も増え、話中や席外しの際の取継漏れが発生しています。

どうしたら漏れなくなりますか？

担当ごとのメモ欄を作ろうか検討中なんですが。もっといい対策ありますか？

補足

皆さん、自分なりに工夫されているのですね。勉強になります。

電話を取次ぐ社員は５人なので、少ないのですが、とにかくとにかく電話が多く小さいメモ用紙を何枚もデスクに置くのは返ってよくないかな、と思ってる次第です。

Ａ4のノートにとにかくなんでも書きなぐってますが、作業中のものでノートが埋もれていると時系列にかけず結局漏れの原因だったり。

今日も漏れてしまいました…

Answer 1

私自身のやり方ですが、
小さめのノートか手帳（安物）を用意して兎に角何でも書きこみます。
特に電話の取次ぎについてのメモもそれに書き込み、そのあと必要があればメモを伝言用として改めて書いて貼って置いたりもします。
一目で今まで何があったかわかりますので漏れが少なくなりますし、相手がメモをなくしたりして再度聞かれてもいつでも答えられます。時間軸にそって書かれていくので、正確な時間まではわからなくてもおおむねいつだったかも答えられます。

ずっとそれを続けていると、席を外しているときにそのノートに私への伝言を書いてくれたり、昔の電話の内容を確認したりと、皆が時々利用していたりします。

Answer 2

弊社では、スタッフにそれぞれ、1冊ずつコクヨ製品の電話ノートを配布してあります。時系列で書き込み出来ますし、代表的な要件を選択して、チェックを入れるようになっています。受信者は、相手先の名前と電話番号を記入し、折り返しの連絡の要否等をチェック、コメントがあれば書き込みスペースに。メモ用紙は、紛失してしまうことがありますが、その心配もほとんどありません。また、数年経過後、その当時の取引記録を思い出すきっかけにもなるので、凄く役に立っています。お試し下さい。

Answer 3

ビジネスフォンや、IP電話をご検討下さい。
http://search.yahoo.co.jp/search?fr=slv1-tbtop&p=%E9%9B%BB%E8%A9%B1%E5%8F%96%E3%82%8A%E6%AC%A1%E3%81%8E%E3%82%B7%E3%82%B9%E3%83%86%E3%83%A0&ei=UTF-8

Answer 4

わかります。電話取次ぎしていると、進まないですよね。。。

メモ作成は必要です。ネットで「メモ帳 電話取次ぎ」で検索すると色々出てくるので良かったら検索してみてください。
ちなみに私は ㈱ハナウタ のメモ帳（電話以外も）を良く使っています。かわいいのからシンプルなものまであるので。
あと机の上にメモを置く際そのまま机に置くと飛ばされるのでキーボードに差し込んだり、ＰＣに貼り付けたりもしていました。
faxや印刷物を配るとうまって見えなくなってしまうのを防ぐ為でもありました。書類が多かったので。

あとは、パソコンのメールをマメに確認する人でしたら、メールしていました。件名のみ記載
「 【電話折返】〇〇商事××様 13:30電話有り 折り返しお願いします 」って送ってました。

口頭で言われても、折り返しの数が多いと覚えられないんですよね。。。だから自分でメモしなきゃいけないし、、、、でもメモで貰えば捨てることもできるし、そのメモに会話を書いて残しておいたりも出来るので、自分が貰う方にしても便利でした。

慣れてきたら、コピー用紙を６等分とかにした紙を用意して必要事項だけ書けばいいですしね。メモ帳作成も忙しくなりすぎると出来なくなるので。。。。