工程監査の対応はどうすれば？

Question

工程監査の対応はどうすれば？不具合発生による工程監査の対応はどうすれば？

この度ウチの現場で製造出荷してる製品で、SPGを2個入ってる製品で最後にかける仕様の製品が、1個片側バネがかかってないとクレームが来ました。
エンドユーザーが大手のメーカーで、とことんつっこまれてます。。。
ウチと、エンドユーザーとの間に入ってる会社が明後日監査にきます。
この製品の製造工程は、このバネをかけるのが最終工程です。
最後かけて、箱入れなんですが、ここをかけて目視検査して箱入れして、最後、また箱から出して検査してるのに漏れて発生しました。。。。

手順書もありますが、「バネがかかってるか目視検査すること」となってるんですが、今回漏れて発生です・・・
理由はおそらくポカミスです・・・
ウチの会社はこの製品の類似品が6種類あり同時生産してるので、センサー式などを使う方向でいくと、50万×6となり大赤字です。ですので、かけやすい治具とつけた印をつける対策を今報告書を品管が作成してます。
はっきりいって今からビクビクしてます。
現場としてどう対応していいのかわからないのです。
口下手だし、理論派でもないから頼りない感じです。
3点ほどどうしたらいいかを教えてください。

①最後のバネかけ作業は、正社員がやってます。ウチの会社は、経営状態上、社員を増やすことができません。
ので、モノも重たいこともあり、この社員にしてもらってます。
段取りもしてもらってるのですが、ありのまま言っていいのでしょうか？
普通はパート作業員にさせてると思うかもしれません・・・
理由は、モノが重たいというのと、人手が足りないときこの社員にしてもらってるので固定化してました。

②おそらく質問されるのは手順書の内容だと思います。
「作業内容の勘所を押さえた手順書になってるか？」という点では、さっきにも書いた通りあいまいな表現になってますんでそこをつっこまれたらどういえばいいですか？？

③バネかけ作業のところをメインで見ると思うのですが、説明する時
「・・・調整後、このレバーを用いてバネをかけ最後かけ忘れがないか目視検査チェックしてます。」といった作業説明でいいのでしょうか？？？またどんな事聞かれますか？？

その他気を付けたらいいことあれば教えてください。

補足

yomotoshi_chanさん
ありがとうございます。
明日監査です・・・
私は何をしゃべったらいいかわかりません。
教育訓練はOJTですが、自分自身意味をあまり理解してないので、ビクビクしてます・・・・
ウチはISO9001取得してます。

Answer 1

不具合が発生した時に、協力工場の工程を監査をするのは、あたり前のことですね。
再発防止ができているかを調べにくるのでしょう。
①は、ありのままをいうことに問題はないと思います。
②は、あいまいはいけません。目視すること（目視検査）は確かにあまりいい方法とはいえませんが、そのバネの引っ掛ける部分にペイントで印（マーク）をつけることが許されるなら、目視と同時に又はバネを引っ掛けたときに印（マーク）をつけることも対策になるかもしれません。箱入れするなら、箱に目視項目を記入したラベルを貼って、目視と同時にレ点チェックを入れる方法もあるかもしれません。
③は、それらの対策を作業標準（手順書）に追加して、実際の作業工程で実施していることを見ていただきましょう。
作業標準（手順書）を改正したら、必ず、いつ作業者に教育をしたかも記録に残しておきましょう。
重要なのは、自分もその対策で再発防止ができると確信できることでしょう。
もうひとつは、品質に対する責任体制がどうなっているかを組織図で示せるようにしておくことでしょう。

ご質問者さまの会社では、ISO9001の認証は取っていますか？
認証はとらなくても、その規格（JIS Q 9001）を取り寄せて、品質マネジメントシステムについても学びましょう。これは世界の品質管理の学者が集まって決めた品質管理（マネジメント）のしくみですので、知っておくと自信がつきます。

■補足について、
ISO9001の認証を取得しているのですか！
ISO9001の認証を取得しているなら、8.5.2項に是正処置がありますね。そして、是正処置の方法を定めた”文書”があるはずです。
この”文書”には、a）～f）までの対処方法が書かれていると思います。
この不具合に対してとった内容を報告すればいいのです。
つまり、
a）不適合の内容確認・・・今回の不具合の内容です。どんな不具合がいつ、いくつ発生したか。
b）不適合の原因の特定・・・この不具合がなぜ発生したか。具体的な原因としくみ上の原因。
c）不適合の再発防止を確実にするための処置の必要性の評価・・・これはお客様が監査にまで来るので処置は必要です。
d）必要な処置の決定及び実施・・・どのような対策をしたか。具体的な対策としくみ上の対策
e）とった処置の結果（の記録）・・・対策結果はどうであったか。
f）とった是正処置の有効性のレビュー・・・このa）～f）の処置が有効であったかどうかの判断をします。
以上を紙（A4用紙に2枚程度＝報告書）にまとめればいいのです。
当然、改正した作業手順書も添付します。

ご質問者さまは、監査に応対する責任者なのでしょうか？
ISOの内部監査や外部監査と同じと考えればいいでしょう。
まず、「この度は、たいそうご迷惑をおかけしました」で、はじめ、
「不具合発生の原因を調査し、対策をいたしました」といって、まとめた紙（報告書）で説明します。
あとは、誠意で対応です。
ごまかそうとしたり、何とかしのごうとしないで、指導を受けるくらいの気持ちで対応すればいいと思います。
ちなみに、
OJT＝On the Job（仕事上で教える）ですね。仕事をさせながら仕事上のことを教えていく・・・というやり方です。OJTといえばかっこいいですが、当たり前のことです。今回の対策も作業手順書の変更内容を仕事をさせながら教えます。
これに対する言葉（反対語）は、OFFJTです。集合教育や社外で教育を受けさせることです。