新卒の私は今建築関係で在庫管理を任されてます 月一の棚卸しは毎回数が合わないのです。 現場の人が在庫から持ち出したり…

Question

新卒の私は今建築関係で在庫管理を任されてます
月一の棚卸しは毎回数が合わないのです。
現場の人が在庫から持ち出したり戻したりしてるらしくちゃんと紙に書いて提出できるようにしてるのにしていません、
そこで質問です、
持ち出したり戻したりを簡単に把握できるシステムないですか？
回数券みたく切り離し式で材料の近くに置いて個数分箱に入れてもらうとか考えたけど何処の現場なのか把握できない面が問題だったりします、
いいアイデアください。

Answer 1

こんにちは・・在庫・・在庫の出・戻りの管理。・・数量管理では出入りの提出を指せるか自分が確認するか・・です。その提出を任せるに足りないと思えば、自分で・・です。その数量がＫｇか、本数か、種類も合わせ出入り番をして出入り管理です。・・それが煩わしい、とても出来ない・・でしたら、毎日でなく週毎に（あまり長い日にちですと、うっかりとか忘れとかの原因になりますので・・せめて週毎の提出（管理表を作り）をしてもらうで・・お試し有れ。・・管理表は部材表に氏名と現場名、種類と量、出したそれぞれの量を明記する形、一日の終わりに戻しの量を明記）で週末に纏めです。人にしてもらうなら、褒美（一杯飲み会等）を考えて（社長、上司に相談）、自分でするなら上司命令で出入り確認の出来る様にしてもらう・・例えば、出入り時の立会い確認です。もっとも、厳格すぎると皆嫌に成ったりするでしょうから、ある程度のキャパは余裕が欲しいですね。・・どうでしょうか、採用、不採用？

Answer 2

ご苦労とご心労、お察しします。

私が試してみたことのあるアイディアをご紹介します。

・何をどの位使うかは事前に大体わかるはずなので、現場毎に専用の記入用紙を作って渡す。（現場名や部材名・予定数量を予めこちらで記入しておき、違いが生じた時だけ訂正して記入してもらう。）

・出庫担当者を決めて、その人以外は絶対に勝手に出してはいけないと決める

・発注書や図面を見て、使う部材を事前に用意してまとめておく。それ以外の部材を持ち出した時のみ、最悪、口頭でも構わないので必ず報告する

などです。
しかしすべて失敗に終わりました。出庫担当者を決めても、やはり勝手に持ち出す人がいるし出庫担当者不在時にはグチャグチャになってしまう。報告漏れがある。
自分自身が出庫を担当すると、四六時中付いておく事はできないし他の仕事が滞ってしまう。
図面や予定の変更も頻繁にあるので事前の準備も全く意味がなくなる。用意していても、連携がうまくいっていないのか、全然関係のない所から出して来て使ってたりする。部材の破損が起こっても報告せずに放置してる。

結論から言いますと、「在庫に対する意識をきちんと持ってもらい、きちんと報告してもらえるようにする。」しかないと思います。どんなに立派な仕組みを作っても、それを使う人間がルールを守らなければ全く意味が無いからです。記入する用紙があるのに書かないというのが、まさにそうだと思います。

上司を上手く巻き込んでやる方が良いと思います。上から下に言ってもらわないと、下が上を動かすのは難しい気がします。

一人で抱え込まずに、上司や現場の人達にも相談して責任の一旦を負わせるようにしてください。