転職時の応募辞退の連絡方法

Question

転職時の応募辞退の連絡方法転職活動において、内定の辞退ではなく、
他社に決めた場合等で『内定前だけど応募を辞退したい場合』の連絡方法として
それぞれ適切な方法を教えて下さい。

１．書類選考中

２．一次面接の予定が数日後

３．一次面接の結果待ち状態

４．二次面接(最終面接)の予定が数日後

５．二次面接(最終面接)の結果待ち状態

２．４．で「数日後」が「明日」の場合で連絡方法が変わる場合はそれも教えて下さい。

※いずれも中小企業です。
最初の応募はDODA等の転職サイトのwebからの応募で、
面接日時の連絡のやり取りは、サイトのメッセージ機能で行っています。

Answer 1

１． 電話連絡による「応募取り下げ」の通告です。謝罪の言葉は当然に必要です。

２． やはり電話連絡による「面接辞退」の申し入れです。謝罪の言葉は当然必要で、１と違い一次に呼ばれる予定の中での申し入れですから、先方への配慮は１よりも丁寧に考えなくてはならないです。

３． やはり電話連絡により、「採用されても入社が適わない事情が出来た」旨の連絡をして、合わせて謝罪します。「よそへ行く」とまでは開示の必要がなく、突っ込んで聞かれても不用意に真実を開示しないようにしましょう。

４． やはり電話連絡により、「二次面接にうかがえない事情が出来た」旨の連絡をして、合わせて謝罪します。「よそへ行きたい」ことまでは開示の必要がないぶん、先方をいたずらに立腹させない細心の注意を払う心がけです。

５． 電話連絡か直接出向くかして、「採用されても入社が適わない事情が出来た」旨の連絡をして、合わせて誠心誠意を込め謝罪します。この段階では「よそへ行くから入社できない」ことが明白なだけに、面接に応じていただいた方々への礼を失することがないよう、できれば直接出向いての謝罪がなお適当なのです・・・

なお２．はともかく、４．での「数日後」が「明日」の場合、電話連絡に代え「直接出向く」ことも考慮なさっておいてください。

以上でお分かりのように、メールは業務連絡上の手段ではあっても、大事な就職活動で応募者側が安易に使える手段ではなく、言葉の口調で誠意を伝えられやすい「電話」を、基本中の基本とお考えくださいますよう・・・