総務部でまず何を直せばいいですか？

Question

総務部でまず何を直せばいいですか？彼との結婚が決まり、彼の父が経営している会社へ入り、中国の会社を任されている彼と一緒に中国に来ました。

私は社員の監視と総務の責任者を任されました。

しかし、営業職の経験しかない私にとってまず何をしていいのかわかりません。

人事の経験のある母にアドバイスをもらい、まず就業規則を読みました。

そして、その規則に載っていて存在しない申請書を作り、有給休暇の管理ができてないことを知り、管理するようにしました。

就業規則は2007年に作られており、2008年に中国では労務法は改定されており、現在中国人の社員に見直しをさせています（私は中国語がわからないため）。

こんな知識もない、教えてくれる人も近くには居ない、そんな中で少しの間しか居てないのにおかしい・足りないということが出てきたので、このままでは不安もあり、いけないと感じました。

時間がかかってもきっちりとした部に、会社にしたいなと思い皆様のご教授を願いたくここに相談させていただきました。

まず、何から始め、どういうことをしていけばいいのでしょうか。

今だけでなく、これから順にしていった方がいいものも教えていただけませんでしょうか。

よろしくおねがいいたします。

Answer 1

中国でなら行政部のですね。
私は工場でしたので、

中国会社だと別の方の総務のお仕事のほかに（重複も有りますが）
行政との折衝（警察や消防）
消火器や防火防犯の対策管理
事務備品等購入物の受け入れ検品
社食管理
訪問者管理（受付）
廃棄物や資源売却の管理
なども入ってきます。

また中国の労働法規や規則の変更などはしょっちゅうなのでjetroの情報や新聞、ネットの日本語中国情報等をマメにチェックするのも重要です。

順番にやったほうが良いというものは私も総務ではなかったので何ともいえませんが、あなたの疑問と同じように中国でなら疑問、足りない、不思議に思ったことを全て書き留め中国人のスタッフやご主人と優先順位や誰にやらせるかを相談しながら進めたほうが進めやすいと思います。

また中国は取り合えずやってみてダメだったら変えましょう的に「まずはやってみる（スピード重視）」が多くなりがちですが、基礎をしっかり固めたいなら就業規則が出来たら、私なら採用後教育（理念、素養から教える）に最低１週間以上は掛けたいところです。
なので私なら
①就業規則確認
②就業規則公告と賞罰の説明
③新入社員の教育方法の確定＋定期教育のシステム作り

の３つを最優先させます。

あ！あと清掃が行き届いて清潔なトイレとごみ置き場の管理がしっかり出来るようになるのが私の夢でした・・・
これが出来てるならまず第一段階クリアでしょう。
基礎の素養教育が出来てないと目も当てられません。
私はいつもトイレとごみ置き場で会社を判断してましたから。
最重要です！！！

http://www.jetro.go.jp/world/asia/cn/law/

Answer 2

yumickey_nyoroh．武内 友美様へ、
こんにちは。

Ｑ、「総務部でまず何を直せばいいですか？」
Ａ、まず、この会社の業務内容を把握して下さい。
内容が分からなければ、適切な判断が下せないです。

☆総務部の仕事内容です。↓
●http://note.chiebukuro.yahoo.co.jp/detail/n1370

Ｑ、「皆様のご教授を願いたくここに相談させていただきました」
Ａ、この内容であれば、「ご教授」よりも「ご教示」が適切と存じます。

Ｑ、「まず、何から始め、どういうことをしていけばいいのでしょうか」
Ａ、総務部に関する書籍は、書店で販売されております。
お手数ですが書店に出向いて頂き、お気に召した本を購入して頂くのが早道です。

Ｑ、「今だけでなく、これから順にしていった方がいいものも教えていただけませんでしょうか」
Ａ、就業規則が出来ているのであれば、今後の運営とチェックが必要になります。
日々の勤怠管理から、半年の賞与及び年間の実績による昇級査定を優先して行いましょう。

参考にして頂ければ幸いです。