営業アシスタントって…。愚痴です…。

Question

営業アシスタントって…。愚痴です…。営業アシスタントって、どこまでが仕事なのでしょうか。

当方、20代前半女です。
営業事務に配属されて二年になります。

以前から、営業アシスタントという業務に疑問点がありました。
その名の通り、営業をサポートする仕事なのだということはわかっていましたが、どこまでするのが仕事なのでしょう…。

というのも、最近営業員が一人退職し、後任の方が来て三ヶ月になるのですが、とにかく何も事務処理をしません。
事務所にいる時間、何してるの？っていうくらい…。
なのに、毎週一泊や二泊で出張に行ってしまい、行く前に毎回わたしの机の上に大量の書類を「やっといて」とメモを残して置いてます。
今朝も出勤すると沢山置いてありました。中には客先から一週間前に貰ったまま放置だったり、急ぎのものだったり…。

しかも客先に何も連絡をしないから、頻繁にアシスタントであるわたし宛に電話がかかってきます。
社内にも、急ぎのものの場合は色んな部署に根回ししなければなりません。詳細もよくわからないのに。
もともと、前任者の時もわたしがほとんど全ての事務処理をしていたのですが、でも前任者は、こんなに放置したり、客先に何も断りを入れなかったりはしなかったなぁ、と思います。

今日もまたその人が、客先にちゃんと説明しなかったせいで、明後日わたしが納品に行かなければならないみたいで…。
近くなら良いのですが、新幹線に乗って、はるばる九州まで…。
うんざりです…。

アシスタントって、尻拭いをする仕事なのでしょうか…。

前に、他の支店の営業アシスタントが、営業員が病気でかなり休んでいた為に、その営業員のほとんどの仕事をしていて、うんざりして辞めていったことがあったそうですが…。
これってうちが特殊なのでしょうか。
それとも、どこの営業事務もこんなものなのでしょうか。

補足

検収とかはわかります…。以前からこんな調子なので…。それに今の営業員よりも部署歴が長いので、余計に頼られているのかもしれません…。

上司にも相談していますし、上司からも言ってもらっていますが、全く響いていない様子です。
話聞いてる？って言いたくなります…。
が、上司も結構グダグダで、明後日の納品についても「たぶん行ってもらうようになるから、よろしくね」と言っていました。
もう駄目ですね…。

Answer 1

客との折衝は必ず営業。直接関わるのは厳禁。納入なんかアシがやってはダメ。
検収の条件わからないでしょ。
事務処理の原稿は必ず営業が作る。

責任の問題ですね。
アシに押し付けて楽するだけの営業は責務を果たしてない。
営業の代わりでは無いし職務は全く別。

そうじゃなくて、検収条件ってのは組み付けや色合い、口頭でのついでの要項ってのがすごく多いんですよ。
職の違いもありますが、アシと営業を混同してる時点でダメな会社ですね。

Answer 2

マニュアルはありますか？
無ければマニュアルを作って、業務内容を整理してきっちり線引きを
して下さい。基本中の基本です。
そうしないと、あなたが辞めた後のスタッフが困ります。
業務内容を明確にしないから、なんでも押しつけられるのです。
そして、他の人も何やってるかわからないでしょう？

うちのアシスタントは、マニュアルをきっちり確立させてるので、依頼される
量は多少違えど、急に休んでも、他のアシスタントが代理を務めることが
出来てますよ。
新しい業務が増えた時にも、リーダーがきちんとみんなで話し合って内容を統一
させてます。
上司がダメでも、アシスタントだけでもそれくらい出来るでしょう。
また、業務内容を明確にしているので、残業も少ないです。
営業を個々に責めるより、ここまではすると明確にした方が相手も依頼しやすいです。
頑張って下さい。

Answer 3

どこもった訳だはないと思いますが…私の勤めている会社もそんなもんです。
ひどい人はメールの転送もできませんwだからわざわざ営業に出たあとに「あのメール転送しといて」って電話がきます。

あまりヒドい様なら上司に相談したら如何ですか？