勤怠管理の効率

Question

勤怠管理の効率勤怠管理がどうやったら効率良くできるのかご意見を頂きたいと思います。

中小企業・介護施設・社員40人・パート有り・夜間業務有り
現在ICカードでデータが取れるタイムレコーダーを使用しています。

過去、タイムレコーダーで紙ベースのタイムカードを使用していました。
人数が少なかったのでそれでよかったのですが、企業の規模が大きくなり、人数が格段に増えました。（現在40人程度です）
また、部署も増えパートも増えると共にシフトも当てはめているような状態なので複雑で20種類以上あります。

データー管理できるようにと、ICカードで打刻するタイムレコーダーに変え、管理ソフトを入れたのですが、
シフト予定を入力しなければならない・打刻忘れなどのチェックをしなければならない・社員ﾃﾞｰﾀｰを入力しなきゃいけないなど逆にやることが増えて、とても手がまわりません。
（日にちではなく個人個人で入力することになっておりシフトを入力するだけで時間がかかってしまいます。エクセルなどでインポートもできません）
普通に定時がある企業などは良いと思うのですが、そもそもシフトが複雑な所は向いてないのでしょうか？
でもせっかくなのでなんとか使いたい。。。
給与ソフトまで繋げれたらと思うのですが、現時点ではそこまでテーターの手入れが出来ないので。。。
残業の計算も本来なら自動でソフトがしてくれるところなのですが結局手計算になっています。
これからもっと社員が増えるのでどう管理していけば良いのか困っています。

他の企業や同業社やシフトの複雑な企業様はどのように管理されているのでしょうか？
勤怠管理の在り方なども含め、何か良い方法はないのかご意見を頂きたいと思います。

よろしくお願いいたします。

Answer 1

システムを導入しただけで業務の効率が格段に上がるというのは、
残念ながら期待ほど上がらないものです。
紙のカードは人間が自由にできる分、自由度は大きいですが、
システム化した場合は入力データ、打刻、有給などをきちんと
入力する（させる）と効率は格段にあがります。

①打刻ミスを無くす。
打刻ミスによる、打刻ミス（遅刻なんかも）何回で罰金100円などの罰則
（皆勤賞などに付加するのもいいでしょう）などをもけるとか。
打刻忘れで、給与の控除はいけませんが、罰則は就業規則で決めればOKです。

②シフトは上長が入力
上長は何らかの形でシフトを組んでいるのでそれをシステム上でや手頂く。

③給与システムへの出力
現在、賃金確定のための一か月分のデータが、勤怠システム上で出来ているのであれば、
（打刻のデータを手入力してようが、していまいが）
基本的に給与ソフトへのデータを作成することは可能なはずです。
給与データへの出力を設定するだけかと思います。
システム同士でデータの連携が出来ることが前提ですが。
勤怠管理システムを購入したところへ、使っている給与システム名を伝えればわかると思いますよ。

ご自身だけで悩まずに、上の方（社長）に相談して従業員の運用ルールを改善するのが、
一番かと思います。
どんな高価なシステムを入れても、うまく使わなければ効果はありませんね。

Answer 2

ホテル業しているものです。雇用形態は正社員からアルバイトまで。勤務は夜勤含め中抜け勤務と最初はパソコン壊したくなりました。そもそもICタイムレコーダーは変形勤務には向かないようですね。私の会社は１２０名ほどの従業員。私の部署だけでも３０名ほどです。それぞれの部署で勤務形態が違い、シフトを入力してもお客様の増減でシフト変更も多々あります。それと、ＩＣでの不正な処理を防ぐため、打刻訂正は部署では私のみ。見方のわからない社員にはその都度残業時間を教えなければいけない。間違って入力してしまえば罵声のあらし。はっきり言って紙ベースの方がよかったかも。とりあえずは勤務形態のデフォルトをたくさん作っておくことでしょう。そこがうまくいけば何とか軌道にのり、あとは慣れでしょう。半年くらいかかりますが給与直結もできます。それとメーカー担当者をうまく使うことでしょうね。あとは打刻忘れやイレギュラー勤務の場合、必ず本人に申請を書面にて書いてもらうようにしましょう。簡単なものでよいので。後々お金の問題でトラブルになったりしたらまずいですから。