仕事のスケジュールや進捗の管理について

Question

仕事のスケジュールや進捗の管理について自分の仕事をうまく管理できていません。
これまでに3回自己管理に失敗しています。
そこで、効率良く仕事をするため、自己管理の方法やアドバイスをお願いします。

1回目・・・手帳に予定を書き込む
突発トラブルなどで予定通りいかず、遅れを取り戻す為の業務を優先し、手帳管理がおろそかになってしまい、管理失敗。

2回目・・・エクセルファイルで管理
最初、進捗状況と優先順位をつけて管理していたが、新規項目毎に、優先順位等を入れ替えしていて、
管理に時間がかかってしまい、結局長続きしない。

3回目・・・メールソフト(ノーツ)
メールソフトのToDo機能？を使い管理を試みたが、入力に時間がかかる事と、その後、手帳に書き込み→データー入力と要領が悪くなってしまい長続きしませんでした。

時間管理できない自己分析としては、下記の3つだと思います。
①終業時に、スケジュールの訂正をしていない
②優先順位の低い物と高い物を同じ方法で管理しようとしている
③正確なプランをたてる事ができずに、スケジュール修正の回数が多い

理想としては、
①時間をかけづにできるスケジュール管理(手帳/ノート/PCどれでも可)
②優先順位や予定が変わっても簡単に修正できる
③後日、その日に何をしたかわかる様にしたい

最後に、私の業務内容は、自社の製造設備のメンテナンスで、修理、改造、プロジェクト活動などを行なっています。
同業者の方や、自己管理が得意な方、小さなアドバイスでもかまいませんので、宜しくお願いします。

Answer 1

それでは、私がやっている方法をご紹介しましょう。
それは、「月予定表」と「メモ」です。

「月予定表」は、Ａ４用紙一枚に一か月のスケジュールを書き込みます。
といっても、そのために時間をかけたりはしません。
実は、「月予定表」は、職場のシフト表を流用しています。

ウチは、土日祝関係なしのシフト勤務なので、他のスタッフの勤務日やシフトを常に参照せねばならず、シフト表をデスクの上の透明ゴムラバーの下に挟みこんでいて、自分に対するアポや、自分が出かけて行く用事などを、直接書き込んでいます。

もうひとつは、「メモ」です。
これは、不要となったＡ４用紙の裏を利用し、半分のサイズに切って、束にして、クリップで止めてあります。
そして、そこには、「今、自分がやらなくてはいけない業務」が書いてあります。

用紙そのものが小さく、また一覧性があるので、常に目につくところに放り出しておけば、失敗することはまずありません。
優先順位も、一覧性があるから、直感的にわかるし、「優先順位は下だけれども、今、さっさと片付けるとあとの段どりがいい」ことを先にやってしまおう、などというアイディアもすぐに浮かびます。

やったことは、二重線や赤ラインで消し、新たにできたことは付け加えていきます。
汚く見にくくなったら、新たにメモを作って、古いのは破棄。

一日の業務を終える前に、「残業してでもやらなくてはいけないのか？」「明日以降でもいいのか？」を判断し、やるべきことがあれば片付けてしまい、なければメモを明日用に新たに作って、本日の仕事は終わりです。

翌日は、昨日のメモに新たに加えなくてはいけないことがあれば書きくわえ、あとは同じことの繰り返しです。

なお、仕事中は、エクセルで日誌を常に開けておきます。
そして、やったこと（やっている最中に書くことが多いけれど）を簡単に（○○さんに電話。▽△の件、とか、○○の件で■■さんとディスカッション、Ａ案に決定など）記録しています。

一日の最後に、就業時間を書いて、日誌は終わりですが、このとき、一日を振り返ることになるので、業務プランの参考になります。

現在は、現場勤務ですから、デスクワーク以外の仕事もありますので、このようにしていますが、かつて完全デスクワークの時代には、ひとつの仕事につきＡ４一枚のメモとし、（書類として存在するものは、それも省略）、未決箱と称する箱に放り込んでいました。そして、常に、その中を点検しながら、優先順位の高いもの、いまやるのが手っ取り早いものから手をつけていました。

他のスタッフからの業務連絡や回覧なども未決箱には入ってくるので、常時点検をしなくてはならず、放りこんでおいた仕事が手つかずになって放置されてしまうということはありませんでしたしね。

ただし、優先順位が低い仕事は、どうしても残ってしまうし、最後には下の方においやられて、点検のときもそこまでは目を通さないようになってしまいます。それで、月に１回ぐらい、そうざらえをするのですが、下の方に放置されている仕事は、最終的に「やらなくていい仕事」「やったら時間の無駄になってしまう仕事」というようなものばかりになり、結局、丸めてごみ箱へ、てなことが結構ありました。

誰かとアポがあるとか、締切が迫っているなど、時間が重要な場合は、メモに時間を併記しておけば済むのであって、すべての仕事をタイムスケジュールを作って管理する必要はありません。
むしろ、それは自分の段どりの話であって、アポ以外は、「いつまでにやらなくちゃいけない」だけが大切で、何時から何時までこの仕事をしなくてはいけない、ということはないはずです。でも、質問者サンの場合は、どうやらスケジュール管理をそこまでされているような気がします。だから、突発的なことが起こって、スケジュールが狂うと、あとの管理が大変になるのです。

仕事は、「帳尻が合えばいい」くらいの気持ち、また「帳尻があわなければ残業すればいい」というような感じで、もう少しアバウトに考えた方がうまくいくように思います。

また、プランニングは、７～８割の仕事量にしておきましょう。
１０割のプランニングをしてしまうと、突発事項があったときに、対応できません。
プランニングの段階では、余力を残しておくことが大切です。

Answer 2

質問者様が、日々の細かい作業の進捗管理を徹底されようとしている事には頭が下がりますが、
お書きのように、修理などの突発が来れば、予定をすべて見直さないといけないと思います。

私は技術職で、同じようにスケジュール進捗が変わったりと大変です。
最近は、この進捗表を使っています。
http://www.syswat.com/soft/ep05kote.html

・進捗表作成時（計画）には、突発を見越して、20％程度の余力を見越しておく。
・計画に対する実績を記入する。 ここで、進捗の修正をせず、遅れていても挽回を考えておけばいい。
（遅れた際には、遅れた要因を書き込んでおく）

参考になれば幸いです。

Answer 3

30年ばかし能率手帳月間予定表を使って来たが、ここ５年は携帯電話を使用。
細かい事は記入せず、すべて記号１文字。
建築設計業なので、業務工程表は全物件の分と各物件の分がそれぞれ別にあり、それに進捗マークを記入してました。