イベントに詳しい方、経験者の方教えてください！

Question

イベントに詳しい方、経験者の方教えてください！会社でエンドユーザーさんの参加ができる日帰りツアー(たとえばゴルフコンペ）を企画したいと思っています。
その際の
1.会計処理
2.万が一の際の責任の所在
など

イベント会社に企画を依頼すれば簡単でしょうが、そこまでの経費がない・必要なもの（たとえば移動車）などは自前で用意が出来ます。イベントを企画する上での注意すべき点・知っておかなければならない法規がありましたら教えてください！

Answer 1

日帰りゴルフツアーを前提にすると、収支における収入はエンドユーザーからの参加料で、この参加料は移動費・プレイ費・その他経費（食事やお土産、パーティ費など）などの総支出を試算し 一人当たりの参加費が確定されます。計画通りの人員が集まれば 良いのですが もし集まらなかった場合も考え（不足した参加人員が赤字となります。） 募集する人員の６０％程度で参加料を設定するのが一般的です。（10人募集するが6人参加されれば収支はイーブン）。その会計処理ですが、御社がイベント会社ではないという前提で 勘定科目としては販売促進費もしくは宣伝費です。イベント単体で利益が出れば、雑収入での処理。赤字であれば販売促進費で処理します。念のためイベントの収支報告書を作成されればよいと思います。（帳票類もきちんと添付して客観的に説明できるようにしてくださいね。）イベント会社であれば収入は売上、支出は原価として処理されます。
次に責任の所在ですが、ツアーの場合 一定の地区に集合し 全員で移動するのか あるいは現地集合なのかで大きく異なります。一定の場所にお客様を集め 全員で移動するを前提にされるならば、その移動方法にまで管理責任が及びます。移動車を自前とのことですが、ガイドはさておき、たとえば社員の方で大型第２種免許を保有されている場合でも（路線バスや観光バス等、人を乗せて有償で車を運転するには、大型第２種免許が必要）、専門の輸送会社に業務委託を行ったうえで実行すべきです。もし事故が起きた時 だれが責任をとるかの問題が生じ、社員だと会社全体が損害賠償の対象となるからです。ゴルフツアーですとゴルフ場内での責任管理はゴルフ場ですから それまでの移動について留意されるのがよいと思います。

Answer 2

エンドユーザー対象のバーベキューなんかをした事があります。
別の既納客様で食品の卸関係をしている方がいたので。

ゴルフもそうですが、酒が入る可能性があるので、飲酒運転に関してだけ、誓約書をいただいて、帰宅方法を事前に教えていただきました。

経理のほうは窓口と支払い方法を明確にしておけばあとは問題ないです。

既納客を活用すると、値段もそれなりに割引してくれることが多いし、自分の次の売上にも繋がるかも