求人票に不採用時は書類返却と記入してるくせに返さない会社はザラですよね？また、不採用なら連絡しないなんて当たり前ですよね…

Question

求人票に不採用時は書類返却と記入してるくせに返さない会社はザラですよね？また、不採用なら連絡しないなんて当たり前ですよね？
あといつも不思議に思うのは、履歴書は返してきても職務経歴書を返さない理由はなんですか？
以前勤めた会社に出入りしていた他会社の男性が今時は履歴書をコピーするのも良くないと言ってました。本当ですか？例えば履歴書を返しても、履歴書のコピーを保管する事はNGですか？

補足

アドバイス有り難うございます。職務経歴書は返却はしないと言われました…履歴書は返したしとあしらわれちゃいました(^^;)殆どの会社は返してくれますか？
履歴書と違い電話番号や生年月日は記入してないため返却の必要なしという扱いなのでしょうか？

Answer 1

履歴書、職務経歴書を個人情報書類として認識・理解が足りない採用担当者及び会社が多いのは事実です。

また、採用者（正社員、嘱託、パート、アルバイトの全てが対象）の履歴書、職務経歴書の取扱いについては、労働安全衛生法及び、個人情報保護法に基づいて管理しなければいけませんが、出来ていない会社が殆どです。

私は、企業査察官として会社に出向き査察・調査しますが、きちんと法律を遵守して保管・保存・管理している会社は残念ながら少ない。遵守していない会社には罰則・罰金を科して是正勧告します。

面接担当者が、質疑応答している最中に履歴書、職務経歴書に特記事項を書き込んでいる姿を見たことはありませんか？また、面接前に履歴書のコピーをとらせて下さいと言って、応募者の了承を得て、原紙は応募者へ返却され、コピーした書類に書き込んだりします。こういった面接を経験したことは無いですか？

応募書類は当社で責任廃棄しますと言っている会社に限って「廃棄証明書」を発行しない。本当に廃棄したのか証拠が無いので応募者からの苦言が出てもおかしくはない。きちんとしている会社は、面接の受付段階で、履歴書、職務経歴書の取扱い（廃棄処分方法）について説明し、「同意書」に応募者の署名をさせ、原紙は会社が保管し、応募者には控えを渡します。

履歴書、職務経歴書のコピー保管については、当人の許可無くコピーを取り、保管していたのであれば、個人情報保護法の第５条、第７条の違反行為になる可能性は充分にあります。

ちなみに、「取引基本契約書」、「購買契約書」の収入印紙代は売上見込等によって変わりますが、履歴書、職務経歴書の「預かり書」となれば、収入印紙代は２００円です。

Answer 2

履歴書、職務経歴書は先の回答者の通り、個人情報書類になります。返却の申し出があった場合、会社は対応しないといけません

職務経歴書には、今まで勤めた会社名、業務内容、取得した免許等が書かれている筈です。当然、個人情報保護法に基づいて廃棄なのか返却なのか、会社は対応しないといけません。

会社が責任を持って廃棄処分しましたと言うのであれば、返却を希望している者には証明書を配付するべきでしょう。

コピー保管については、許可を得る、得ない、どちらにしても、会社は取扱いに注意を払うのは義務です。

Answer 3

①求人票に不採用時は書類返却と記入してるくせに返さない会社はザラですよね？
不思議に思うのは、履歴書は返してきても職務経歴書を返さない理由はなんですか？

履歴書、職務経歴書は個人情報書類になります。個人情報保護法に基づき、返却請求すればいいだけではありませんか。

面接官、採用担当者、役員等が採否協議した時、履歴書、職務経歴書には確認事項、下線を引いたり、メモを書き込んだり等しているので、提出書類の返却が不可能な場合があります。

②不採用なら連絡しないなんて当たり前ですよね？

面接終了時に面接官から「二次面接の日時は後日連絡します。若しくは、採用者には連絡します」と言われませんでしたか？そういう場合は、不採用者には連絡はありません。

そのような指示がなかったのであれば、面接を受けて２週間以上経過しても連絡が無ければ、問い合わせて確認しましょう。

③以前勤めた会社に出入りしていた他会社の男性が今時は履歴書をコピーするのも良くないと言ってました。本当ですか？例えば履歴書を返しても、履歴書のコピーを保管する事はNGですか？

不採用になった応募者の履歴書、職務経歴書のコピーを保管した場合のことですね。もちろん、原紙ではなくコピーであってもＮＧです。

先に述べましたが、履歴書、職務経歴書は個人情報書類に該当します。企業は、不採用となった応募者へ「貴方の履歴書・職務経歴書のコピーをとらせて下さい。コピーを保管させてもらいます。」等、コピーを残す理由・事由を説明・説得して、許可・了承・承諾を受け、「個人情報書類の預かり書」を発行して、会社名、代表者の署名、捺印及び、不採用者の住所・連絡先、署名、捺印してあり、収入印紙税法に基づき適切な金額の収入印紙を貼付して１０年間保管しないといけません。もちろん、個人情報保護法第５条、第７条に基づき、保存・保管・取扱いをしないといけません。

もし、不採用者の許可・了承・承諾を受けておらず、勝手に履歴書・職務経歴書のコピーを保管していて、何らかの手違い等で情報漏洩してしまって、偶然にも不採用者に自分の情報が漏れている事を知られた・発覚した場合、企業はコピー保管・保存していた理由・事由、個人情報の取扱い等について責任を追求されます。

補足について：
気になるのであれば、面接時に返却の有無を確認することですね。着払いでもいいので返却お願いします等と依頼してみるのも手です。

勤務履歴・職務経歴、取得免許・資格が記載されているはずなので、履歴書と同様、職務経歴書も個人情報書類であり、返却してもらえますよ。