先輩ＯＬの皆様、アドバイスお願い致します（＞＜）

Question

先輩ＯＬの皆様、アドバイスお願い致します（＞＜）私は現在、事務職として、住宅関連の展示場で働いております。

お客様がご来場されたら、受付カウンターまでお迎えに行き、
受付用紙をご記入して頂いている間に、事務所へ行き、
営業担当にご来場されたお客様が来た旨を伝え、引き継ぎます。

現在、悩んでいることがあります。

引継ぎをしたあとは、営業担当が展示場をご案内させて頂く流れに
なるのですが、展示場をご案内している間、私は事務所で待機して
いる形になり、展示場内にある応接室まで目が届かないです。

受付カウンターから応接室にすぐ私自身がご案内して、
お茶出しを出来れば、悩むこともないのですが

営業担当に変わってしまえば、カウンターよりすぐ展示場へ移動し
案内をはじめてしまうと、お茶だしをするタイミングというのが
まったく読めなく、出せずじまいで終わってしまいます。

このような場合、どう立ち振る舞えば、良いでしょうか？

担当の者に声をかけてもらえれば、甘えですがスムーズに行く感じもするの
ですが、受付カウンター（テーブルと椅子）でお茶だしというのもありなのかな？
案内している間にお茶をだす悪いタイミング（持ちながら見て回るのも…）
は嫌だななど対応に困ってしまう私です。。。

世間知らずで常識マナーにかけてりますが、宜しくお願いします。

Answer 1

一言で言ってしまえば「会社の方針」。
質問から察するに出す事も決まっているが、状況によってタイミングが取りづらい。といった感じでしょうか。。

甘えという事は無いと思います。状況判断は担当者です。
お客さんによって、先ず説明と言う人もあれば、時間が無いという人も居る。

貴方の仕事は「受付業務」が大前提なのですから応接室に目をやりすぎて次に来た人などがあった場合、対応が遅れて、そちらの方が問題になる可能性はありませんか？
そこで、最初に戻りますが、受付で出すという事が良いという場合と、ダメという場合がある。これは会社の方針。
通常、廻ってから説明時に「お疲れ様でした」の意味を込めて出すのではないかな？と。

Answer 2

質問者様と似たような状況で働いています☆
不動産関係の事務員で、週に何回か展示場の受付業務を行っています＾＾

さて、お茶だしのタイミングという事ですが、これは会社によって違ってくるかと思いますので。。。
私の会社での場合を例に挙げると
お客様がご来場→１．初めての来場のお客様には席にお通し、アンケートを書いて頂く。
２．事務所に戻り、お客様が来た事を営業担当者に告げつつ、お茶の用意。
３．担当者が準備をしている間にお茶を出す。

新規のお客様でなかった場合は営業担当の方に「お茶持っていっていいですか？」と事前に確認をとるようにしています（すぐに展示場の方にお通しする場合もある為）

質問者様の職場では、営業担当者に引継後すぐに展示場に案内する事になっているようですので、引継ぎ時に接客にあたる担当者の方に確認をしておくのが賢明かなと思います。
受付カウンターでお茶を出してもいいものかという事も、担当者に判断してもらってください＾＾

ただ、案内している間に展示場内をうろうろするのはあまり良くないかと思います。

今の時期寒いので、温かいお茶をお客様に出すと喜んで頂けますよ♪
頑張ってください☆