幹事役のミス 明日、職場で20年勤め続けた方の祝賀会を開催します。職場の最寄り駅近くの会席料理屋に決めたの…

Question

幹事役のミス

明日、職場で20年勤め続けた方の祝賀会を開催します。職場の最寄り駅近くの会席料理屋に決めたのですが、そこでの予算編成でミスをしてしまいました。

まず、ミニ会席コースが3150円、そして飲み放題ではないので、お酒代として１人2000円弱という予想で、あわせて１人当たり5000円集金しますということを出席者に伝えていました。

ところが、旅行券をプレゼントし、また本人からは会費をいただかないことになり、5000円だけではまかなえないことになりました。幸い、所属している部から補助は出るそうですが、本来はプレゼント代等も含めて多めに集めておくそうです。

言われてみればそうだよなぁと思いましたが、しかし以前の会議の場で、この件については補助が出るということを話していたのと、私は食事担当だったので、飲食代だけ集めていればいいと思っていました。なので、自分に非があったことは認めますが、なんだか腑に落ちないのです。

それと、ミスのカバー(会費の集金)はどのようにするのがベターだと思われますか？集金済みの方が若干おりますが、正式な集金は明日の朝です。

お祝いの場なので、なるべく当たり障りなくスマートに済ませたいのですが…。

お知恵を拝借したいです！

Answer 1

食事担当とプレゼント担当の幹事がいるなら、プレゼント代をプレゼント担当の人に集めてもらったらどうですか？あるいは、明日の朝、プレゼント代を含めると一人6000円（例です）になることを説明して、その額で集金するとか。

また、今回は飲み代が別ということで、あとで飲み代が足りなくなったということで別に集金するとか、今回の赤字分は忘年会で多めに集金して埋めるとか、今までの課の宴会残なども加えて会計するなどの方法も考えられると思います。

Answer 2

旅行券のことは参加者は知っているのですか？
知らなければ、サプライズとして送ることにして
急遽決まったように振るまう。
あなたと退職される方の関係がわからないけど
お世話になったなら、5000円くらいは自腹で切る。

参加しない上司にカンパをもらうが良いのでは？