ある商社の広報課で働いている新卒社員です。 仕事の対応でご相談です。 先日、他の課の担当者から、健康促進のプロ…

Question

ある商社の広報課で働いている新卒社員です。
仕事の対応でご相談です。

先日、他の課の担当者から、健康促進のプロモーションをするから、社内で宣伝と周知をして欲しいとお願いされました。直属の上司に報告した所、社内の人達に周知メール送っといてと言われたので、プロモーション内容を全社員に一斉送信しました。

しかし送信後に上司から、

「こういうメールは全社員に一斉送信するのではなく、各課の課長だけに送り、課長から自分の課員に転送して照会するもんなんだよ。ちゃんと説明しなかった僕も悪いけど、今後気をつけて」
と軽く注意されました。

他の先輩にも聞いたところ、メールでの共有の仕方に明確なルールはないが、上司の言うようなやり方をしている人が多いと言われたので、次からそうしようと思ってました。

しかし、次の日に上司から、 「誤って送信してしまいました。破棄して下さい」と全社員に誤送信の謝罪と破棄依頼メールを送り、改めて同じ内容のメールを各課長達だけに送るようにと言われました。
正直？？という感じです。

これって、各課長からしたら、メールを破棄した後にまた同じ内容のメールが届くことになります。破棄依頼まで含めると三通、健康プロモーションに関するメールが行くことになります。

プライバシーが含まれるような機密情報ならともかく、ただの健康プロモーションの告知です。健康に興味ない人は即ゴミ箱行きにするような案内です。

破棄依頼のメールを送ったり、同じ内容のメールを送り直す方が、混乱させて迷惑になると思いませんか？
また、変なドジな人と思われないか心配です。

せめて、各課長にお送りしなければならないところ、全社員の皆様にお送りして申し訳ございません、とメール上で理由を説明させて欲しいと言いましたが、「理由はいらない、簡潔に誤送信のため破棄してください」だけで良いと上司は言います。

私の感覚がおかしいのでしょうか？
気にしすぎですか？

上司の指示通りにするのが苦痛です。
アドバイスいただけると助かります。

Answer 1

貴方の感覚は正しいし課長の指示の理由はよくわかりません。
また、本来広報が担当すべき仕事では無い庶務的な仕事に思われます。
しかし、貴方の業務全体からしたらあまり重要な業務では無いと思います。
その場合は淡々と指示通り業務を遂行してください。
後でその意味や背景が判明する事もあります。
悩むだけ時間の無駄です。
重要な業務に備えましょう。

Answer 2

課長宛てなら課長が送信すべきです。そのように同列同職位からの配信は徹底されるべきのです。例えば、あなたのメールアドレスから配信したとしても、課長名を記して、あなたは『代行』として配信すべきでしょう。ですので、全く同じ文面ではなく、廃棄メールについては、あなたの名前で廃棄、再度送信する場合には、あなたが送信者であっても、課長名義で発信するのが筋です。

例えば、以下のような文面です。（PDF文書添付＆概要のみメール本文）
------------------------------------------------------------------------------

課長各位
○○（課長名）
代行者：■■

職場内周知のお願い「健康促進のプロモーション」について

Answer 3

上司がおかしいと思いますが、聞き入れて破棄依頼メール→、改めて同じ内容のメールを各課長達だけに送るでいいと思います。

特に面倒な管理職がいて、「部下に知らせる前に管理職に知らせるべきだ。
なぜなら管理しているのは自分で、部下にどの情報を伝えるかの権利は自分にある」と考える人がいます。

健康促進のプロモーションに部下が参加したら普段の業務が滞りノルマを達成できないという管理職もいますよ。

そういう人からクレーム入ったんでしょう。