物事を相手に解りやすく説明する事が出来ません。どのように心掛けば、説明出来るようになりますか？ 会社員38歳の男です。

Question

物事を相手に解りやすく説明する事が出来ません。どのように心掛けば、説明出来るようになりますか？
会社員38歳の男です。昔からですが、相手に上手く説明する事が出来ず、「何を言っているのかわからない」「簡潔に説明しろ」「話だけでなく、文面が長い」等と言われます。
今日、取引先企業の担当者が来る事になったので、事前に用意した資料を基にして、
話すつもりでいたのですが、自分自身でも、話しながら、支離滅裂な事を言っているなと
感じるとともに、話の結がないなとも思ってしまいました。その場は同席していた同僚がフォロー等を入れてくれたんですが、この年齢にもなって、情けないなとも思ってしまいました。
自分でも説明するのが下手だなと思っているので、自分なり、事前整理したうえで、
話そうと思っているのですが、いざ話すとなると、言葉が出てこず、最終的に支離滅裂になってしまいます。聞いてる方も、「何を言っているのかわかない」とともに、段々イライラしてくるんじゃないかなと思います。私が話すと、簡単な話が、難しくなるとともに、誤解にも繋がるようです。

Answer 1

常に、短い結論（十秒以内）から言うようにしてください。

相手のYES、NOで答えられる質問には、YES、NOで
まずは簡潔に、簡単に答えてください。
「はい、そうです」「いいえ、違います。」などです。
つぎに、理由を簡潔に（１０秒−３０秒）で言ってください。

相手にうまく説明できない人は、簡単に、
短く結論から言うことができないです。
情報を削ぎ落として、本当に一番大切なところだけを
相手に渡すということができないからです。

情報とは、相手にたくさん渡せばいい、と
思っている人も多いですが、これは完全に間違いです。

情報とは、相手が知っておくべきことだけを、
相手に渡せばいいです。
それ以上は、相手の脳みそを疲れさせるので、必要ありません。
また相手の時間を奪うことになるのです。

もっと言えば、あなたは相手に対して全く気を遣っていない、
相手に気遣いができないとも言えるでしょうね。
相手のことを思って話をしているはずのなのに、
それは完全にあなたの独りよがりってことです。

私はアメリカで（英語で）、スピーチ大会、
ディベート大会での優秀経験があります。
東京で大手外資系企業で、技術部門の中間管理職をしています。

Answer 2

ちょっと乱暴な表現になりますがご容赦ください。

頭の中が整理されていないのです。

そして頭が悪い癖に、知識だけは多いので引き出しが開きまくっているんです。でもその知識をどの程度の解説を入れながら伝えていいかが分からないのでいろんな説明をしているうちにわけが分からなくなるのです。

本当は論理的思考を鍛えることと、毎日ブログみたいなアウトプットをすると訓練になるのですが、今はツイートの時代なので1000字くらいで論理的な話の流れを作る機会が減っていますからね。

分かり易く説明するための第一歩は相手が何をどこまで分かっているかを知っているか？相手の気持ちを理解できているか？これが大事ですね。

そして伝えたいポイントを理解しているか？優先順位も含めて何をどう伝えたいのか？は最初に決めておかなければなりません。

ここさえ決まっていれば、あとはそのポイントについて解説を加えていけばいいだけなのです。

パワーポイントありますよね？
あれってよく出来ていて、あれに要点だけを書いて、口で説明するのが一番いいのです。でも下手糞はその説明も文字で打ち込んで、文字が文字で重なって何かいているか分からない感じになるんです。

だからまずは最初に伝えたいポイント、結論を先に言います。
そしてその理由とかその結果がどうなるか？とか大事なことを最初に言います。あとは質問とか相手がいろいろ聞いてくるので聞かれたことに対して、一つ一つ30秒以内でこたえるといいと思います。

悪い例。
朝、家から会社に行く途中でね、信号を4つくらい渡ったところでいつもは右に曲がるんだけど、今日はそこに自転車が倒れていて、その自転車は赤い自転車だったんだけど、その自転車の先には黒い車が止まっていて、運転していた人は40歳かな？いや、50歳くらいのおばさんで、そのおばさんが警察の人と話をしている感じだったんだけど、

いい例。
朝、会社の通勤途中で交通事故があったんだわ。場所？うちからまっすぐ出て右に曲がるところ。どんな事故かって？自転車と自動車の事故だったわ。どんな感じ？運転していただろう人は警察と話をしていたけど、自転車の被害者は見えなかったから救急車で運ばれたかもね。

って感じで。みんな知りたいことを質問してくれます。
あなたは詳しく話をした方が良いと思って、自転車の色とか説明してくれるのでしょうけど、その色もただの赤なのか、血の色で赤いのか？とか余計な情報になって話を分かりにくくします。

Answer 3

説明をわかりやすくするためには、以下のようなことを心掛けると良いでしょう。

まず、自分が伝えたいことを明確に理解していることが大切です。自分自身が混乱していると、それが相手にも伝わってしまいます。そのため、伝えたいことを整理し、自分自身が理解していることを確認することが重要です。

次に、相手の立場や知識レベルを考慮することも大切です。専門用語や難しい表現を使うと、相手が理解できない可能性があります。そのため、できるだけ簡単な言葉を使い、必要ならば例や比喩を用いて説明すると良いでしょう。

また、情報を適切に整理し、順序立てて伝えることも重要です。話が飛び跳ねると、相手はついていけなくなる可能性があります。そのため、一つ一つのポイントを順番に説明し、全体の流れを明確にすることが大切です。

最後に、自分の説明が相手に理解されているかを確認することも重要です。相手に質問を投げかけたり、相手の反応を見たりすることで、自分の説明が理解されているかを確認できます。

これらのことを心掛けることで、相手にわかりやすく説明するスキルを向上させることができるでしょう。なお、これらのことが十分に出来るようになってから、応用編として結論ファーストでの説明を心掛けましょう。

結論ファーストとはその名の通り、話の結論を最初に提示し、その後でその結論をサポートする詳細や理由を説明する方法です。これは、聞き手がすぐにポイントを把握できるようにするためのものです。結論ファーストの説明を行うためには、以下のステップを踏むと良いでしょう。

まず、結論を明確にする準備をしておきます。 何を伝えたいのか、どんな結論に達したいのかを明確にしておきます。これがあなたの話の「テーゼ」または「主張」になります。

次に、サポートするための情報を整理しておきます。 結論をサポートするための情報やデータ、事実を整理します。これらはあなたの主張を裏付ける「根拠」になります。

そして、説明時には、結論を最初に提示します。 話を始めるときに、まず結論を提示します。これにより、聞き手はあなたが何を伝えたいのかをすぐに理解できます。

最後に、根拠を説明します。結論を提示した後、それをサポートする情報やデータを説明します。これにより、あなたの結論がどのように導かれたのか、なぜそれが正しいのかを聞き手に理解させることができます。

この方法を使うと、あなたの話が明確で簡潔になり、聞き手が理解しやすくなるでしょう。

ただし、結論ファーストの説明は応用技になります。必ずしも最善の方法であるとは限らず、状況や聞き手によっては、詳細を先に説明した方が良い場合もあります。そのため、常に聞き手のニーズと状況を考慮することが重要です。

以上、ご参考になれば幸いです。頑張ってください！