PDFの利点ってなんですか？ たまに取引先から「PDFで送ってください」と言われるのですが、上司に質問しても先方がそう…

Question

PDFの利点ってなんですか？
たまに取引先から「PDFで送ってください」と言われるのですが、上司に質問しても先方がそう言ってるから、としか言われません。結局、メールや画像ファイルじゃなくPDFファイルにする利点はドコに有るのでしょうか？

Answer 1

1. WordやExce(*.docxや*.xlsx)だと表示が崩れる場合がある

同じバージョンのOffice同士だったらだいたい大丈夫だけど, 違うバージョンとか互換ソフトだと正しく表示されない可能性がある. また自分のパソコンにしか用意されていないフォントを使う場合, 先方のパソコンではそのフォントは正しく表示されない.

あと, そもそもWordやExcelがインストールされていないパソコンだと表示すらできない.

PDFはどんなパソコン・どんなソフトでも基本的には同じように表示される.

2. 画像(JPEGなど)の場合, 文字主体の文書には不向き

WordとかExcelで作った文書をJPEGなどの画像に変換すると, かなり高解像度にしないかぎり文字の細部がぼける. そして解像度を高くするとファイル容量が大きくなる. また, 文書内を検索することができない.

3. 文書をあとから容易に編集できない

WordやExcelで作った文書はあとから編集できる(設定で編集不可にもできるが). 特に請求書とか契約書だとこれは不都合. わざと改ざんするというだけでなく, 文書を開いているときにうっかりキーボードに触れてしまい気づかず編集してしまうということもありうる.

PDFもあとから編集するソフトっていうのはあるけど, WordやExcelよりかはそういうことをやりづらい.

Answer 2

送るものは何ですか？

Answer 3

・パスワード設定すれば、文章の改変がなされない
・大体どの端末でも同じ書式、見た目で表示できる
・注釈を入れて共有できるので、指摘等がしやすい
・ワード等に比べて容量が小さくなる
・複数ページを1つのファイルにできるので、ファイル数が増えず、管理が楽
・電子帳簿保存法で指定されてる

こんなとこでしょうか

Answer 4

ワードなどのデータを直接送ると、文書が崩れて読み取れてしまうことがあります。
自分のPCと相手のPCのOSのバージョンが違うからか、とにかくpdfじゃないと読み取れない。
なので、ガチッと固めてしまうため、というようなイメージです。