現在、塾の受付・事務のバイトをしている女子大生です。

Question

現在、塾の受付・事務のバイトをしている女子大生です。始めてから10ヶ月ほど経つのですが、いまだに電話対応で正しいビジネス敬語が使えなかったり、緊張して噛んでしまったりします。また、社員さんでしか分からないことや踏み込んだことについて聞かれると、頭の中がこんがらがって、言葉に詰まってしまいます。そういう時は、一旦保留にして社員さんに聞いたり、折り返しの電話をしたりしますが、あまりスムーズな対応とは言えません。自分の力で解決できそうな時はできるだけそうするのですが、不安なのでその後に結局社員さんに確認を取ります。また、イレギュラーな事態が起きた場合、10ヶ月いても初めて経験する仕事や業務も結構あって、やはりその度に社員さんに相談したり、テンパったりしてしまいます。
こうした私の姿を見かねて、最近は塾長から仕事について指摘されることが増え、また、他の社員さんも一つ私が聞いたらそれ以上のことも+αで教えてくれるようになりました。
本当にありがたくて、優しい社員さんたちの心遣いに感謝しているのですが、その度に「どうして私はこんなにもできないんだろう…」とすごい自己嫌悪に陥ります。重要なことはメモしたり、出勤直後に社員さんや塾全体の動きを確認したりしています。また、塾生から分からない問題を聞かれた時は必ず答えています。むしろそっちの方がスムーズに答えられることが多く、それを褒めてくださる社員さんもいました。
しかし、昔から要領が悪かったり、緊張しやすい性格だという自覚はあります。

そこで、10ヶ月ほど経つのに、正しいビジネス敬語が身についていなかったり、臨機応変な対応ができなかったりするのには、どんな原因があるかご意見をいただきたいです。単に性格や向き・不向きのせいにする前に、なるべく自力で改善させたいと思っているので、アドバイスなどいただけると幸いです。※批判ではなく、建設的なご意見をよろしくお願いします。

Answer 1

もうすぐ1年経つのでしょうから、だいたい聞かれやすい質問の傾向分析ノートのようなものは作っておいてもいいのではないでしょうか。例えばよく聞かれるベスト10のようなリストを作っておいて、電話対応に入る前に熟読してから電話応対に備えるなど。

（別にノートではなく毎日見るPCでもいいと思いますし、グループウェアなど社員同士で共有してみれるSNSのようなものがあれば、社員さんと共有してより良い応対へ精査していく試み…等方法はあるかと思います。）

私は今まで勤めてきた会社は業種問わず、サイボウズなどのグループウェアがあって、正社員や契約、派遣、バイトなどの垣根なく皆で議論をしていました。なければ提案してみるのも手かと思います。あなたの電話応対向上以外にも会社にとっての利益向上にもつながると思います。