私の会社は、超アナログな不動産管理会社です。本店と支店が１つあります。私は支店です。7年前に今の会社に転職しました。

Question

私の会社は、超アナログな不動産管理会社です。本店と支店が１つあります。私は支店です。7年前に今の会社に転職しました。入った当初、紙の量とあらゆることが紙媒体への記録だった為、タイムスリップしたかのような感覚でした。
その頃から、紙媒体への記録からエクセル管理へ、都度支店の上司を説得しながら事務の効率化に孤軍奮闘している者です。
下記をお読み頂いて、スプレッドシート使用とリモートデスクトップ機能使用に関して、社長を論破できる説明文を教えて欲しいです。

私も人並みにエクセルが使える程度の知識量で、ネットで数式等を調べながらエクセル管理ファイルを作っていってる現状です。たかがエクセルですが、されどエクセルです。他にも支店内だけ無料のチャットワークを入れたり、効率化につながる事を数年やっており、今では、私のいる支店は、本店よりもかなり事務の効率化が図れています。私の提案を受けれてくれる上司にも感謝です。

さて、本題です。本店と支店間で、都度メールでエクセルファイルを送りあっているエクセルファイルがあるのですが、それをグーグルのスプレッドシート化にして共有化しようと思い、本店の人と話をしていて、本店の人に仕事用のグーグルアカウントを作成してもらう話を社内電話でしている時に、立川のクソ上司に嗅ぎ付けられて、それを社長にチクられて、社長から私に社内電話が来ました。
「今、何かしようとしている？」
「はい、スプレッドシートで、あるファイルを共有しようと思ってます。無料で使えるので、費用は掛かりません。圧倒的に効率化出来ます」等の話をしました。
「でも、グーグルのものだったとしても、無料で使えるからこそ、たくさんの人が使ってるから、ウイルスとか攻撃受けやすいんじゃないの？セキュリティーが弱いんじゃないの？個人情報も扱っているので、会社としては、認めません」
みたいな事を言われ、本店との間では、断念せざるを得ませんでした。
その他にも、私だけだまって、グーグルのリモートデスクトップ機能で、遠隔で仕事出来るようにしています。

あと、チャットワークも調べたら大企業も導入しているから、きっと大丈夫だろうという事で、支店内だけ密かに使ってます。本店のある部署でも、私の支店の話を聞いて、その部署内だけでも密かに使ってます。いずれは、有料版のチャットワークを会社で導入してもらう話もしようと思ってます。

皆さんに、教えて欲しい事は、上記のスプレッドシート、リモートデスクトップ機能は、セキュリティー上問題あるのかないのか。大変抽象的な聞き方で恐縮ですが、一般論的に。ハッカー等に狙われたら極論、すべてがダメなんでしょうけど。
また、どう話をしたら、社長を納得させられるのか。〇〇〇だからセキュリティー上問題ありません、と言いたいです。
何卒よろしくお願いいたします。

Answer 1

Googleの無償アカウントでは企業情報は扱ってはダメだと思います
商用で使うのはライセンス違反ですし。
たぶん社長のスキルが足りてないからそういう正攻法では無理
どれくらいの経費節減ができるかはじき出して損得論で勝負しましょう。

Answer 2

社長は、ウイルスやセキュリティーという言葉で目的を阻止しようという考えのようですね。

要は、
・社長が知らないことを社員がしているのが納得できない
ということだと思います。

では、お客様との連絡を何を使ってしていますか？
メール、ＬＩＮＥでしているのでは？
それって誤送信、情報漏洩は発生しないの？
社長はＬＩＮＥのセキュリティーは大丈夫と確信しているのでしょうか？

＞また、どう話をしたら、社長を納得させられるのか。
＞〇〇〇だからセキュリティー上問題ありません
そんなこと言ったら、不具合が出たとき、責任追及されかねませんよ。

どのようにすれば２店缶の非効率な作業を効率化できるかを説明すべきです。
大手パソコンメーカーで運営しているクラウド関連の情報連携などをアピール材料に使っては？

あと、商業利用と私的使用するのでは無料の範囲が違いますのでご注意を。

Answer 3

機能面で言えば、セキュリティ上の問題は無いと考えて良いでしょう。
（問題があっても、速やかに是正されると考えて良いでしょう）

ただ、運用面で言えば、そのセキュリティは「使う人」に依存します。
適切な管理者がセキュリティ管理を行い、使用者がそれに従うことで、初めてセキュリティが担保されるでしょう。
また、使用者のセキュリティ意識や知識が不十分な場合は、環境として制限を設けるなどの対策も必要になります。
これは、システム管理者のセキュリティ意識や知識に依存すると言って良いでしょう。

いずれにせよ、安全に使えるかどうかは、使う人次第となります。

別ない方をすれば、質問者様の会社にそれだけの意識や知識を持った人がいるかどうかでしょう。
セキュリティに対して高い意識を持ち、専門的な知識を持っている人がいるかどうかによると思います。

そういう人を確保できるのなら、セキュリティに関する心配は他の企業（セキュリティのちゃんとした企業）と同程度になると考えられるでしょう。
逆に、そういう人がいない場合は、セキュリティ的に不安が残ると考えた方が良いと思います。
あるいは、お金を出して専門業者に委託するというようなことになるでしょう。

ですので、「〇〇〇だからセキュリティー上問題ありません」というためには、相応のセキュリティ意識・知識を持った人の確保が必須だと思います。

オンラインストレージの設定ミスで、機密情報が漏洩したなんてトラブルは、尽きないでしょうからね。
その辺りをしっかりと理解し、安全を確保できる体制が無いと、博打行為と言える気がします。
ですので、まずはそこをどう整えていくかというお話になるんじゃないでしょうか。

技術のお話ではなく、体制や他人のお話になるかと思います。
（ここは勘違いしやすいところですので、注意した方が良いでしょう）