会社内で、ラインを使って情報を共有してます。 ただ、ラインは、情報がどんどん埋もれていくので、過去のやり取りは、さかの…

Question

会社内で、ラインを使って情報を共有してます。

ただ、ラインは、情報がどんどん埋もれていくので、過去のやり取りは、さかのぼって検索しなくてはいけず、見落とすこともあります。一つの案件について、過去のやり取りを見ると、キャンセルになっていたり、見積が変わっていたりで、請求書を作る際に苦労します。間違う場合もあります。

他の会社とのやり取りは、グループで分けてやり取りしてますが、そのやり取りも埋もれていきます。

結果、一つの案件を、いくつもグループを見て、どうなっていたか検索したりするので、見落としが発生したり、これはどうなったんだっけ？という結果になり混乱します。

見積書、請求書は、もちろんパソコンで作り、メールで送りますが、いろんなやり取りはラインです。

お客様とのやり取りは、社長がほぼやっています。
私たち従業員は、受注したものを施工、私の場合は請求書や見積書を作ります。

埋もれていくものを、いちいち一つ一つどこかに転送してメモするのも大変ですが、今はそれしか思いつきません。

請求書を作るときに、もっと楽に情報がまとめて見れるようにするにはどうしたらいいでしょうか？

そもそも、ラインのやり取りをやめればいいでしょうか？おすすめのアプリなど何かありますか？

事務は、ひとりしかいません。

10人の会社です。

Answer 1

LINEはあくまでもコミュニケーションツールでしかないので、情報共有はグループウェアを導入して、情報整理できる体制を整えましょう。
少人数の会社でも導入しやすいものとしては、サイボウズのガルーンが代表的です。
https://garoon.cybozu.co.jp/