営業事務。仕事でコミュニケーションを取るのが辛いです。 営業事務として働いていますが、どういう時に確認したらいいの…

Question

営業事務。仕事でコミュニケーションを取るのが辛いです。

営業事務として働いていますが、どういう時に確認したらいいのか、どういう時に声を掛けるべきなのか、報連相のタイミングや判断ができません。例えばお客様から見積もりの催促があった時に営業に声を掛けたら「対応済みです」と鬱陶しそうに言われたり、逆にもう対応てくれているのだろうと放置していたら「なんで声を掛けてくれなかったんだ」と叱られたこともあります。
声をかけても不快に思われるし、口出ししないようにすると仕事を放棄していると思われて、その不快に思う基準も人それぞれ違っていて、何をしても空回りするのでもう会話をすることが苦痛で仕方ありません。

営業との関係も悪く、事務が仕事を全然しないと毎日陰口を言われています。
上司に相談しても臨機応変に対応するしかないよね〜みたいな曖昧な回答しかもらえず、営業も何が悪いのかはっきりと指摘してくれない為、何をしたらいいのか分からず本当に辛いです。

こんな感じで何をしたらいいのか分からない日々が3年ほど続いてもう耐えられなくなり、仕事を明確化しようとメールで一方的に営業さんにやってほしい事を伝えたところ、さらに関係が悪化しました。

最近は全ての仕事のコミュニケーションをメールで済ませていますが、自分が仕事をできてないからダメなんだという自覚はあるので一方的なメールを送った罪悪感に押しつぶされそうで、でもどうしたらいいのか分からなくて、本当にしんどいです。

いつも相手の話を理解できず、何が分からないのかが分からないので質問しようとしても咄嗟に見当違いな事を言ってしまい、何も分からないまま終わってしまうので、うまく話し合いもできません。
話すことを全部紙に書き出してからでないと会話ができないので、分からないことを言語化するのに1日のほとんどを費やしてしまうんです。

相手に対する思いやりが足りないのかなと思いつつも、いくら考えてもどうしたら思いやりのある行動が出来るのか分からなくて、何がダメなのか直接聞こうとしても会話が噛み合わず終了することがほとんどなので、コミュニケーションが嫌で仕方なくて避けてしまいます。
仕事を円滑にこなすためのコミュニケーションなのに、話しかけることが仕事の目的になってしまっています。
相手を思いやる＝自分の気持ちを押し殺して我慢するになるので、本当に耐えられないんです、、

どういった心持ちでコミュニケーションを取ればいいのでしょうか。
苦手な相手に対して思いやりを持つにはどうしたらいいでしょうか。
営業事務の方いましたらご回答いただけると幸いです。

Answer 1

営業事務です。

私は子ども(営業さん)をお世話するお母さんや保育士さんのつもりで対応しています。
同じ大人だと思うと正直やってられないです笑

見積の催促があって営業に声をかけるのは当たり前、質問者さんは間違っていません。
鬱陶しそうに言う方がお子ちゃまですが、そこでイライラしたり次から声掛けにくいなと思ってしまっては仕事になりません。
「お客様から催促があったんですが、もう対応してくれたんですね！さすが、ありがとうございます、対応済みですって連絡しときますね～」とか逆に褒めてやれば良いです。
不快に思う基準が人によって違うのはその通りなので、本当は人によって対応を変えられたら良いんですが、それが難しいようなら口出して嫌な対応されたら流す、に統一が良いかなと思います。
口出しても出さなくても怒られるなら出した方がお客様への迷惑が少ないと思うので。

相手を思いやる=自分の気持ちを押し殺して我慢はやや極端かなと思いますが、まぁ間違っては無いのでこれが耐えられないのであれば、営業事務のような人をサポートする仕事は向いてないかもしれませんね。

一度何もできない子ども相手と思って接してみて、それでも我慢できないようなら他の職種を考えてみても良いかも知れません。