小さな会社で働いています。このたびパソコン管理などの業務をする予定です。 社員数は10名ほど。全員にメールアドレスは付与…

Question

小さな会社で働いています。このたびパソコン管理などの業務をする予定です。
社員数は10名ほど。全員にメールアドレスは付与しています。

メール内容管理までやっていいものなんでしょうか？私のパソコン（マスターパソコン）で各自のメールアカウントを見れるようにするなどして管理してもいいものなのかなと。

Answer 1

業務で使用するパソコンは会社に所有権があり、また会社の定めた労働時間（所定労働時間）の間は業務に専念しなければなりません。
なので就業規則等で一定のルール（閲覧できる人を限定するなど）は必要だと思いますが、会社の所有物で業務に関する内容のメールをチェックする事は違法じゃないです。プライバシーの侵害とか言う人がいるかもですが、そもそも会社の所有物で勤務時間中にプライベートなメールをやり取りする方が問題あります。
監視者に見られたくない内容があるなら個人のスマホ等を使えば良いだけなので。

Answer 2

事前に社員からの同意書を取っておく必要がありますが
業務で使用するメールアドレスは、会社の所有するメールアカウントを社員に貸与したものですので、会社として通信記録(日時、送信元、宛先、件名)や通信内容(本文・添付ファイル)を取ることは合法です。情報セキュリティー用語でフォレンジック(=証拠を残すための行為)といいます。但し、揉め事防止の為、雇用契約が情報セキュリティーポリシーの中で周知と合意は取っておいたほうが良いです。

最初は気味悪がって文句言う人もいるかも知れませんが
ITの仕組みというのはなんだかんだ記録を取られているのが当たり前だという意識が浸透するとだれも文句を言わなくなります。悪いことをした場合は見られてバレるかもしれないと思わせておくこと自体も情報セキュリティーとして意味があります。

Answer 3

業務で使う内容に限定されていれば大丈夫ですが
他の管理者の方がプライベートな予定とかを入れさせていないか
確認は必要でしょうね。
休む理由とかを書かせるような上司がいると
それをメール宛先に記載されていないような人が見るのは法的にもヤバいです。

Answer 4

＞メール内容管理までやっていいものなんでしょうか？
会社の方針として司令が出たということならいいんじゃない？

周知はした方がいいと思うけど。

でもgoogleメールとか使うなど、抜け道はたくさんあると思うけど。