昨年12月からの総務の仕事をしている20代後半の女です。仕事のミスについて、アドバイスを頂きたく投稿しました。長文ですが…

Question

昨年12月からの総務の仕事をしている20代後半の女です。仕事のミスについて、アドバイスを頂きたく投稿しました。長文ですが宜しくお願いします。

①作業スピードが遅い対策→納期を確認して工数考えてから着手する、またタイマーをセットしてずるずる作業しない

②字が汚いの
字が汚いとご指摘頂きます。内容にミスはなくても字が汚いので修正が入ることも多いです。最近は指摘を受ける事に恐怖を感じてしまい、手が震えたり小さな記入ミスを続けて起こしてしまいました。
(綺麗な字ではないですが、今まで指摘を受けたことがないので動揺してます)
対策→濃く丁寧にゆっくり書く、タブルチエックをおこなう

合わせて失敗ノートを作り、対策を書きまとめています。この他になにかやった方がいいことや心の持ち用を教えてください。

Answer 1

こんばんは
慣れない仕事ですと大変ですよね

まず➀ですが工数を考えるながら取り組むのはいいと思います
次にタイマーですが、かけるだけでは全く意味がないと思います
ずるずる仕事しない対策と書かれていますが、何分か一度に繰り返し機能使ってアラーム鳴らすのでしょうか？総務ということなので、おそらくオフィスでの内勤業務中心かと思います。アラームひっきりなしに鳴らしていては周りに迷惑になりますしね(音消して自分だけが気付くようにしてても、自分が気付くということは周りも気づいてる可能性が高いです)
仮に終了時間にアラームかけるだけだとして、それは何か役に立つのでしょうか？鳴ってから(=終了時間)初めて気付いたところでなんの改善にもならないかと思います
それを行うのであればセットでなぜ終わらなかったのか？原因を追求して次回に対策を行うまでやったら効果出ると思いますので、作業の効率化というよりもPDCAサイクルに活用されたほうがいいかと思います

また作業スピードが遅いという事なのですが、それの原因は把握されてますか？
質問の中からは読み取れなかったのですが、原因がわかっていないと対策はうてません。以下は1例です

問題点:パソコンをいままでほとんど使ったことがなかったため、タイピング速度が人より極端に遅く作業スピードの遅延に繋がっている

解決策:パソコン教室に通って、タイピングのスピードをあげられるように練習する

このように問題点がタイピング速度であるとわかったら対策が打てますが、ここがわからなければ対策打てないですよね？
おそらく改善点2点挙げられてますので、なんらかの原因は把握されてるかと思いますが、もしも原因はわかってないけど、なんとなく「効果があるかもしれない対策として2点挙げてみよう」ではなんの意味もありませんので気をつけてください

②ですがこれは実際に書いていくことが大事かなと思いました
挙げられてる点を意識しながら書く
これをあまり意識せずに出来るようになるまで繰り返すのが大事かと思います
これだけだと根性論みたいになっちゃうので、具体的なアドバイスとして…
下敷き使ってますか？デスク直置きよりも非常に書きやすく、キレイに書けるのでおすすめですよ
使ってなければ一度使ってみてください

失敗ノート自体はいいと思いますが、名前変えましょう笑
根拠はありませんが、この名前だと失敗した事が強く思い出され、後ろ向きな気持ちが強く蘇りそうな気がします笑
シンプルに改善点ノートやこれをやれば大丈夫ノートなど、前向きな感じの名前にしたほうがいいと思いました
それと並行して、やる事リストなど前日にまとめておくなどしたほうがいいかもしれません
失敗ノートでもいいと思うのですが、これは書く時にはすでに失敗が発生している状況となっていますよね？それを書くとどうしても失敗した時の状況のフラッシュバックに繋がるので、前向きに考えるのが少し難しくなります
なので失敗する前に、自分の明日の仕事の棚卸し(優先順位や明日の仕事の流れ)を行い(頭の中で纏めるのもいいですが、慣れないうちは書き出していく方がいいと思います)スムーズに仕事に取りかかり、失敗をしない事に注力するほうが大事かもしれません

私が昔からよくやってるのですが、優先順位の可視化をやってます
具体的には付箋で色分けして、ピンクを優先的に終わらせる課題や業務 黄色を納期はあるけど喫緊ではない 青色は後回しでもいい(言い方は悪いですが(^-^;))
をPCの横に貼って、一目で仕事の優先順位がわかるようにしてます
質問者様の環境で使えるかはわかりませんが、ご参考程度に

非常に上から目線な意見が多くなってしまったうえ、めちゃくちゃ長文となり大変失礼致しました。

今後の質問者様のご活躍をお祈りしております。
頑張ってくださいね！