小さな会社でカスタマーサービスで働いています。 法人向けのカスタマーサービスで、問合せの母数はそもそも少な目だと思いま…

Question

小さな会社でカスタマーサービスで働いています。
法人向けのカスタマーサービスで、問合せの母数はそもそも少な目だと思います。

会社向けのイベントを企業に提供しているのですが、通常、イベント開始前だと1企業につき1日に０～1件位の問合せ件数なのですが
今回の企業さんはイベント開始前にも関わらず7件ほど入っていて
明らかに問い合わせの件数が多いです。

このイベントを企画した部署に、問合せ件数が多い事を報告したのですが
問合せ件数自体の7件は数のインパクトが少ないため、平常より問合せ件数が多い事をわかってもらえません。
ただ、案内等を含めると7件でだいたい１時間近く応対時間がかかるので
カスタマーサービスの負荷は決して少なくないのです。
（そもそも人手不足で、どのメンバーも毎日2時間は必ず残業なのですが）

どのような訴え方をしたら、負荷がかかっていることをわかってもらえるでしょうか。イベントを企画した部署は残念ながらカスタマーサービスに理解はありません・・・

Answer 1

現場の末端同志で話しても進まないと思います。
カスタマーサービス全体で、カスタマーサービスを統括する管理者とまずは話すべきではないかと思います。
それと7件の原因と解消するためのアイデアも。アイデアの1つにはカスタマーサービスを増員するというのも考えられます

企画担当の対応が不十分が原因であれば、カスタマーサービスを統括
する人が企画部署の統括と改善策を話し合うが組織的な進め方です

Answer 2

「問い合わせが7件あります」
ではなく、
「平常時より問合せ件数が7倍あります」
だと異常事態だと解かってもらえると思います。