新卒二年目の事務員です。 大手企業で私は従業員300名ほどの支店に所属しております。

Question

新卒二年目の事務員です。
大手企業で私は従業員300名ほどの支店に所属しております。会社で"職場のみんなが働きやすい環境をつくるための改善活動"のようなものをやることになりました。自分の所属する部署20名ほどでやり、わたしが仕切ることになりました。

そのような活動をするにあたり、どんなことができるか案を出さなければならないのですが、上手い案が思いつきません。
身の回りの整理整頓をするなどしか思いつかなくて正直困っています。
現場に出ているわけでもないので、事務所で出来ることといったら本当に思いつかず、改善になりません。

職場でこのような活動をされてた方いますか？またそのときにどんな内容のものをやっていたか教えてください。
できれば事務員の立場から考えていただけると助かります。

よろしくお願いします。

Answer 1

>会社で"職場のみんなが働きやすい環境をつくるための改善活動"のようなものをやることになりました。

あなたみたいな人(やり方)を、本末転倒と呼びます。
目的を忘れて方法(手段)だけを一生懸命やろうとしている人です。

それにそもそも全社活動なのに、何故あなた1人が考えているのか？
訳わかりません。
大手とは言えたかが知れている程度にしか思えません。(私も大手)

何故全員で考えられないのか？
本来ならキチンとした適性なキーマンを立ててやるのが活動です。
あなたに白羽の矢が当たったという時点で、適当にやれば良いと思われたのか、或いはあなたにそんな適性や能力が有る事を見抜かれたのか？
そこまで考えてしまいます。

でも、当てられたあなたは不幸でしか有りませんが、ここでこうして質問した事が、後に不幸中の幸いになるかもしれません。
つまり立派にやり切れれば、必ず評価されますから。(ピンチはチャンス)

とりあえずヒントを出しますね。
何故会社はそんな事をはじめたのか？
その経緯や理由を知っていますか？
ここには書いてませをから、知らないと認識してしまいますけど、前述した様に理由が分からないと対策しようが有りません。

そもそも【働き易い環境】づくりですから、裏を返せば［働き難い会社(環境)］…となりますよね？

もう答えは出たも同然なのでは？

何が？

オフィス環境？
社内のコミニュケーション？
上下関係？
OA機器類？
ホームワーク？
待遇？
情報の共有化？
福利厚生？
有給休暇の取得性(率)
ハラスメント？
残業の有無？
生産効率？
社内運用ルール(規則)？
お客様対応？
その他諸々。

色んな事由が挙げれます。
そこから、元々なんでこんな事が出て来たのか？
その理由が分かれば、ピンポイントで考えられます。

例えば、この4月からハラスメント防止法が、今までの大手企業対象だったものが、中小企業にまだ対象となりました。
そんなハラスメントに敏感になっている世の中で、大手でハラスメントが有ったとなれば、ニュースもんです。(訴訟などになれば)
暫く前にぬりますが、残業が多くて電通社員が自殺して社会問題となり、電通が諸悪の根源みたいに叩かれました。

そもそもハラスメントの種類って知っていますか？

パワーハラスメント
セクシュアルハラスメント
セカンドハラスメント
モラルハラスメント
リモートハラスメント
ジェンダーハラスメント
アルコールハラスメント
スモークハラスメント
マタニティハラスメント
テクノロジーハラスメント
スメルハラスメント
リストラハラスメント
その他

そんなハラスメントで働きにくい事も有るし、意志の疎通や機器系の問題や待遇(有休取り難い)など、挙げればキリが無いぐらい有ると思います。

もうひとつ考えなければならないのは、何処の誰が？
対象は職場の20人だけでは有りません。
【会社】なんですよ。
会社となれば、横や縦の連携も有り、お客様との連携も考えなければなりません。

やるべき事と対象の認識出来ましたか？

その為には、
目的：それを始めるキッカケ(理由)の明確化。
目標：それをどの基準までやるのか？
何を：対象。
方法：どんなやり方で。
誰が：自分でもあり同僚でもあり、上司でもあるし、隣の部署やお客様でもある。
いつ：それをいつまでに。

ここまでになれば、後は方法論となりますが、これは問題を理解(認識)すれば全く問題は有りません。
ここで言う方法とは、何をやるかを探す見つける方法論です。

それ(テーマ)が決まれば、後はそれをどうやって解決するのかの方法論になりますね。

Answer 2

事務所の改善ね。
事務員じゃないけど。
例えば、うちだと扉を開けた時に衝突しないように、扉が開きますみたいな表示が出るやつ設置してるね。

衝突回避＝事故防止

簡単に言うと、ファミマとかで入店音あるやん。そんな感じで一目で判断できるようなもん。

信号機とかさ、色分けしてるじゃない？赤は危険ってすぐわかるじゃない？
色で分けるとか大事よ。

重要な書類は赤いファイル。通常の書類は青いファイルとかさ。
紙の資料使ってるか知らんけど。

パッと見で誰でも判断できるようにする。 これも立派な改善ですよ。
みなくてもベルの類とかシグナルとか色々あるけどさ。

僕は製造業だから作業効率優先で秒を削る改善をＱＣでやるけど、基本的な改善の考えは、どの業界でも変わらないと思うけど。

新卒2年目って事だし、困ってる事ない？その困ってる事を解消する。
それが改善への第一歩です。

Answer 3

>そのような活動をするにあたり、どんなことができるか案を出さなければならないのですが、上手い案が思いつきません。

適性の無い相手に行わせるのでは無く、きちんと指導できる相手を中心に改善を進めていく等有りますね。