別部署（工事部、営業部）の同僚が内弁慶過ぎて迷惑しています。 よほど、恥をかくのが嫌いなのかもしれませんが、便利人…

Question

別部署（工事部、営業部）の同僚が内弁慶過ぎて迷惑しています。

よほど、恥をかくのが嫌いなのかもしれませんが、便利人間扱いされて非常に迷惑しています。総務部門にいますが、業務ソフト関係はベンダーなどのサポートに直接聞くようにアナウンスしていまが、いつも、私に聞いています。

小さい会社の総務で、何でもしないといけないので、正直、業務ソフトの利用方法（ＣＡＤ、電子納品、写真管理、施工管理、積算、電子入札など）の具体的利用方法は知っていますが、そもそも、私はベンダーの人間ではないので、トリセツに書いてあることや、解説動画教材で解説されていること以上のことは知りませんし、なにより、具体的利用方法のアナウンスまでする時間がありません。

わざと、着拒したりして、かわしていますが、それでも、私に聞いてきます。

他に、どんな回避方法があるか教えていただけないでしょうか？

Answer 1

回避方法ではないですが、

総務に対する社内問合せを、ラインワークたTeamsのようなクラウドツール、もしくは、メールに限定しての運用を検討するよう社長に進言してはいかがでしょうか？

一応、仕組みについての事前周知は必要ですけどね。

例えば、
①人命などに関わるような緊急要件に関しては、ラインワークたTeamsに専用のチャットスペースを設け、
②それ以外の問合わせは、問合せのチャットスペースに分け、基本社員同士の架電での連絡はしない（取引先や得意先などからの架電を、内線電話で担当者につなぐ場合を除く）という運用方法を活用している建設会社もあります。
（このあいだDXツールによる生産性向上講座でも事例として紹介されていました。）

人命などに関わるような緊急要件に関しては、そもそも各部門の部長クラス以上や社長や取締役、営業所長直通ですけどね。

なお、問合せをメールに限定した場合は、
メールテンプレート機能や、メールルール機能などを利用して、
ご質問にあるような業務ソフトの利用方法に関するお尋ねの場合は、自動でメール本文のキーワードと送信者のアドレスでメーラーが受信時に判断して、「業務ソフトやシステムの利用方法については総務では回答できかねます。次のメーカー（ベンダー）ないし問い合わせ先へ直接お尋ねください。」と自動返信する仕組みもしてしまえばいいんですよ。

基本電話による問合せは総務で受付しないようにしてしまえばいいんです。

Answer 2

恥をかくのが嫌なのではなく、自分で調べる位なら知ってる身近な人に聞いた方が早いって思ってるだけです。
でも、人に頼られるって良い事ですよ。
誰からも必要とされなくなったら結構精神やられます。
しかし自分の業務に支障をきたすのも困りものですので
業務ソフトに関する質問等が来ても忙しい時は対応せず
時間のある時に対応すると言えば良いと思います。
ちょっと操作がわからなくてもすぐに対応してくれるか分からないってなると、聞く側もよっぽど困ったとき以外は頼らなくなります。