100人規模の中小企業で一人情シスをやっています。

Question

100人規模の中小企業で一人情シスをやっています。数年後に退職を考えており、引継ぎについて悩んでいます。

今の所引き継ぎする人もおらず、システムまわり以外も含めて大量の仕事を一人でこなしています。

効率化するにはvbaやaccessなどを使って業務をある程度自動化したいですが、これをやると自分以外誰も扱えない仕組みになり、退職したくても身動きが取れなくなってしまいます。

お金がないので外部のベンダーに頼むこともできません。

一人情シスで退職を経験された方は、どうやって業務の継続性を維持して退職されたか、経験を教えていただきたいです。

Answer 1

元総務部長兼情報システム部長です。
結論から言うと、あなた個人がどうこうできる問題ではないので、可能な限りドキュメントを作成して残すことです。
例えば、次のようなものは後任(社員かアウトソースかを問わず)の人にとって、なくてはならないものです。(優先順)
1) 保有するシステムの総合台帳
2) ネットワーク構成図
3) システム毎の構成図(ハード、ミドルウェア、ソフトウェア)
4) システム毎の保守契約書とサポート先のリスト
5) 基幹システムのマスターデータとバックアップデータの管理マニュアル
6) 内作のソフトウェアがある場合はその設計書又は仕様書
7) RPAやVBAについても同じ
8) クライアントPCの管理台帳と更新計画書

経理システムや給与計算システムについては、経理や人事の責任者に引き継ぎを要求すればいいです。(特に、アップデート)
あなたがいなくなって困るのは彼らなので、「コンピュータのことはわからない」とか言って逃げることはないはずです。

> 効率化するにはvbaやaccessなどを使って業務をある程度自動化したいですが、これをやると自分以外誰も扱えない仕組みになり、退職したくても身動きが取れなくなってしまいます。

これはその通りです。
かえってブラックボックス化することになるので、逆効果(逆見える化)になり、避けるべきです。
アイデアとしては、1ヶ月ぐらいの有給休暇をとればいいと思います。(もちろん、その間は一切の連絡を絶つ)
あなたがいないことで、どれだけ困るかが経営者から末端に至るまで身に染みてわかるはずなので、経営者は真剣に後任を探すはずです。