[至急]計数報告のペーパーレス化（印鑑なしで10課分の取り纏め）に知恵をお借りしたい！

Question

[至急]計数報告のペーパーレス化（印鑑なしで10課分の取り纏め）に知恵をお借りしたい！旧体質・作業過剰なお役所体質の職場で働いています。
今年やっと印鑑なし・デジタルファイルのやり取りで報告書提出する業務改革に取り掛かりました。以下の条件で、少ない工数で報告取り纏めを行うにはどうしたらよいでしょうか。

[環境条件]
報告ツール：Excel（所定の報告書）・メール（印鑑代わり）・共有フォルダ
提出側：課長10名、課のチーム長15名
取り纏め側：部長１・再鑑者（役席）２・取り纏め（投稿者）
報告の数：合計50件 タイプA/２０件、タイプB/30件 （報告内容は毎月変わります）
期日：報告書毎に異なり、期初5営業日以内に集中

[報告条件]
１． 報告書は、ある・なしを要報告
２． 報告書がある場合は、所定の報告書(Excel)を作成し、課長・チーム長が内容確認
３． ある/なし報告も、報告書も、課長・チーム長が内容確認したEvicenceが必要
４． ３の報告や進捗を、部長が見やすい形で一覧が欲しいとのこと（再監者の忖度）

[報告の実態]：
・50件中10件程度。報告書作成チームは３つ程度（殆どの課が報告対象外）
・計数報告そのものを理解していない人も多い。
・過去報告したものを継続的に報告しているだけの人多数。
・新規で報告に該当する案件があっても、気づけない人が殆ど。
・印鑑に代わる確認の印がEvicenceとして欲しい
（取り纏めチームの再鑑者は、報告の有無と内容を各課が責任を負う事が重要）

[背景]
先月、印鑑でやっていた確認作業をデジタルファイルとメールに置き換えただけの取り纏めが行われました。工数は膨らみ「作業」に追われ、結局必要なコミュニケーションに時間を十分に取れず、結局、報告漏れが発生してしまいました。
再鑑者は工数を増やして確認やチェックリストを増やしたいと考えているようです。
→すべての工程をファイルやメールで残させたい
自分は工数を適切な量にし、コミュニケーションを増やしたいと考えています。
→必要な報告の洗い出し・継続報告と新規報告に注力。「報告なし」の確認

補足

現在のやり方
１．各報告の一覧を作成。そこに過去の有無報告(過去実績）を入力。
２．一覧表には、部内〆・取り纏めチーム内の回付状況・提出資料の作成進捗等を追加（取り纏め再鑑者の希望）
２．各課はその一覧を見て、今期報告の有無＋報告者名を入力
３．更に、報告有無メールをCC課長で各報告に対して返信させ、フォルダ保存（取り纏め再鑑者の要望）
４。報告書を共有フォルダに提出させて、そこに課長の承認をもらった時のメールも一緒に保存（取り纏め再鑑者の要望）。
５．それぞれの提出を、一つのワークシートに纏めて、再鑑者→部長へ承認回付。
６．訂正があるたびに、一覧表2種、報告日時等を更新

結果、たった25枚の報告書を提出するのに確認反復・重複作業た重なり
セル埋め・進捗情報更新にかかる頻度が
報告サイドは200/担当者
取り纏めは5000/1人→これは質問者
再鑑者・部長で50/人
という惨憺たる結果です。
関係ない課からも有無報告を出させたので、たった25件の報告に、7000以上の機械的な反復作業が発生。部長はともかく、再鑑する中間管理職のため全体の9割を占める「報告なし」の可視化は疑問。

Answer 1

サイボウズのワークフローは安くて便利だと個人的に思います。

平社員→係長→課長→部長→役員

への報告をネット上で情報共有でき、いつの時点で、誰のところで「承認」が止まっているかが全員が把握できます。
未承認なら、差し戻しになるので。

証跡が残るので、言った・言わないなどにならず、責任の所在が明確になります。
また、スマホなど、外にいても操作可能なので外出からの上司のハンコ待ちなどの非効率な状態も回避できます。（電車などの移動中に確認してもらえます）

サイボウズ以外にもこの仕組み（内部統制にも使えます）があるのでいくつか探してみてはいかがでしょうか。