私は医療事務で働いています。ミスを発見した人が反省分を書くのですが、先日、患者様の診察券を他の受付の人がお返し忘れていた…

Question

私は医療事務で働いています。ミスを発見した人が反省分を書くのですが、先日、患者様の診察券を他の受付の人がお返し忘れていたそうです。これを発見したのが私なので反省文を書くのは私になるのですがこのようなミスを防ぐにはどうしたら良いかアドバイスお願い致します！
私は新人なのでどうすればいい？と上司の人に言われます。私のためだとわかっているのですが辛いです。
皆様の的確なアドバイスお願い致します。

Answer 1

発見者が反省文っておかしくないですか？
他の受付の方…
それが誰かわかっていて、その張本人が反省しなかったら改善策も何もありませんよね？
上司からどうすればいい？…
張本人へ再発をしないよう指導（注意）しておきます。でよいのでは？

Answer 2

正直な話。
前提が無いので回答のしようがありません。

業務でミスを無くす方法を確立する為の手段であるとするなら、そもそも普段の受付業務の手順がどのような事をするのかが分からないと検証も反省も出来ません。
手順そのものが駄目な方法だったのか、他のスタッフの対応方法が間違っていたのか、によっても予防策は変わります。
手順に間違いがないなら「手順通り」に作業出来る方法を検討します。
手順そのものが駄目なら「手順（マニュアル）」自体を変更しないといけません。

ですから、そのミスの原因が「人的」「マニュアル」どちらの不備で発生したのかが改善策を作る上で必要です。

別件ですが、本当に「反省文」ですか？
「インシデントレポート」ではありませんか？
ミスもしていないのに「反省文」なんて書く必要もなく書きようがありません。
何故、ミスしたのか分からないからです。
インシデントレポートは「当事者」と「ミスを見つけた人」がそれぞれの視点で作成します。
これが改善策を考える情報になります。

Answer 3

私も受付で働いています。
返し忘れありがちですよね。
私は患者さんとお話が終わった後に、「返し忘れは無いですかね～っ」って言いながら机の上を1度見るようにしています。なんなら、さっと指差し確認しています。