仕事のスケジュールがこなせません。 突発的にタスクが増えたり、スケジュールの変動が激しいお仕事をされている方に、ス…

Question

仕事のスケジュールがこなせません。

突発的にタスクが増えたり、スケジュールの変動が激しいお仕事をされている方に、スケジュール運用のコツなどお聞きしたいです。職種や業務内容にもよると思いますが、幅広くアドバイス頂きたいです。

中途入社2ヶ月目の一般企業の内製デザイナーです。
前職では書籍のDTPオペレーターがメインで、時々装丁などのデザインに携わっていました。

前職は進捗管理者に振られた仕事を納期までに作業、制作、校了後入稿。くらいしかやっておりませんでした。
現職は企画、納期までのスケジュール、見積もり、デザイン制作、検品、納品、請求業務など、一貫して自分でやる現場です。

初めのうちは担当案件も少なく、慣れない請求業務なども徐々に慣れ、回せていましたが、入社1ヶ月目の時にデザイナーが4名から2名に減ってしまったのを切っ掛けに、抱える案件も多くなり、また、納期交渉が基本的にないので、案件が突発的に増え、自分一人では回せなくなってきてしまいました。（もう一人の先輩デザイナーのお力を借りている状態ですが、その方はすでに自分の何倍も案件を抱えています）

転職も考えていますが、このような状況、スケジュール管理は他の職種、現場でも起こりうることですし、出来ることなら自分で回せる様になりたいと思っています。

他の社員と手分けする、外注に出すなども手段の一つではありますが、他所にお願いするにしても、それ以前に、変動する複数のスケジュールを管理する部分がどうしても苦手で、テンパります。

ものすごく初歩的なことでも良いので、実践的なアドバイスなどあればお願いします。

Answer 1

特効薬はないですよ。基本的な処理能力の向上と優先順位の見極めですから。
まだ2カ月では網羅的に把握は困難ですから、もう少し時間がかかることだと思います。最低半年くらいは必要でしょうね。

Answer 2

たぶん書かれている仕事内容は、1社に対しては区切り区切りがあり、ダッシュ・停止・ジョギング・ダッシュの進捗が有るのでしょうね。それが複数社ある。

わたしも、職種は違いますけど、似たような感じでしたよ。
しかも1人で担当して、他の人は判らない。
仕事は、大波小波で平坦に帰れるトキが無かった。超ブラックでしたね。
仕事に追い込まれて、仕事から逃げるのに2階から飛び降りて怪我しようかと思ったくらいです。

大きく書き出して見て下さい。
この為に、ホワイトボード2面を買って貰いました。
担当各社の進捗を書き出します。どこまで出来て、何が残ってヤル必要が先々出るか皆が判る。
自分の業務は極力減らす。ボード書き出し作業も時間掛かるので、営業に社名を書いて貰いました。
「見える可」と言うのは大事な事で、1人で背追い込まなくて済む様になります。自分も見やすい。

立て込んでる時には、状況を指で指して、仕事の肩代わりをして貰いました。
請求書の書き込み・納品などは、他で出来るかどうかの相談ですね。
こちらでは、コピーなんかも大先輩の営業マンに回してましたね。それでも私の方が帰り時間遅いのですからね。承知の上で分担して貰えましたね。
朝礼とかも有ったので、突発割り込み不能週間とかも言ってましたよ。ピークだから困難とかを週の頭で公開してね。その方が判り易くて良いんです。それでも、仕事を後回しにされる不満は出ましたけど、仕方も無い事なんです。こっちも何ともならない。

訳判らない書き方で失礼。整理します。
「見える可」
「業務の分担(排除)」
ただまあ……入社2ケ月では、強く言えませんでしょうから……
「周りと協調して下さい」……