1人事務の仕事に疲れて涙が出ます。回答いただければ嬉しいです。 12月に小規模ながら全国展開をしている会社に就職しまし…

Question

1人事務の仕事に疲れて涙が出ます。回答いただければ嬉しいです。
12月に小規模ながら全国展開をしている会社に就職しました。蓋を開けてみたら1人事務でした。
とにかく人員削減に努めているようで、私の事業所は関西圏全域担当なのですが、営業担当5人の商材手配や小口現金管理、商材の簡単なメンテや電話(結構来ます)対応を前任者のマニュアルを見ながらなんとか毎日こなしてると言う状況です。
毎日3時間以上残業してようやく一区切りつけてもまた次の仕事が翌日には舞い込むという終わりの見えなさが辛くて毎日家で泣いています。新人なのに残業代もかかって会社には申し訳ない気持ちでいっぱいです。
こんな時の気の持ちようを教えてください。
自分のメンタルが弱すぎて昔患っていた過食嘔吐癖が出てくるようになりました。
人間関係は本当にいいんです。でも仕事量が尋常じゃないんです。

長文乱文申し訳ありません。
ご回答いただけると嬉しいです。

Answer 1

前任者はどうされてたんでしょうねえ？
慣れとかで、時間内におさめてたのか、常態化する残業をそのまま受け入れてたのか？

あくまで自分のやり方でしかアドバイスできませんが、少しでも参考になれば。

私の場合は、「流れができたら楽になるんだから、流れをつくるために一時的にしんどい思いをする」という感じです。その間は、残業が3時間だったのが、5時間にも6時間にもなります。

具体的には、先の人がかかれてるように「エクセル」を上手に使うこともひとつです。エクセルの教室に通うとか、本を買うとかしても、あまり意味がありません。自分のやりたいことができればいいので、もっぱらネット検索です。

「こんなことできないかな？ エクセルなんだから、できるはずだ」と自分に言い聞かせて検索します。

統計を取るため用字用語を統一しないといけなかったので、その時々で「アメリカ」「ｱﾒﾘｶ」「米国」「USA」などとならないように、プルダウンメニューを作ろうと思いました。しかし、80ほどもある選択肢をプルダウンメニューから選ぶのは大変なので、まず第一段階で「アジア」と入力したら、国名では「日本」とか「韓国」とかになり、「アメリカ」と入力したら、プルダウンメニューでは「アメリカ」「カナダ」などが出るようにできないかと思って調べたら、する方法があったんですよ。

こんなふうに、「なにかやり方があるに違いない」と思って、調べてみてください。

こうした調べ事や、その後の作表に、やはりどうしても時間がかかるんですよね。

あとは、朝の時間の使い方とかも工夫してます。
最初の15～30分はだいたい仕事をしていません。
仕事の棚卸しをして、段取りを考え、メモに「やることリスト」を作ってるのです。
昨日の帰る前にも、「やるつもりでできなかったこと」を書いてますので、それも今日のリストに含めます。

そのリストだけで100%にしてしまうと、仕事が回らないので、優先順位をつけます。
「今日必ず」「できれば今日」「今日でなくてもいい」くらいのランク付けです。

電話やその日頼まれるいきなりの仕事の量によって、どこまでできるかは変わってきます。なので、「必ず」と「できれば」を区別します。

理想通りには行きませんが、「必ず」は1日の業務の60～70%以下にしとくのが理想です。

あと、定時の1時間前くらいには、頭のなかで作戦会議をします。残業してでもやり終えないといけない仕事は？ 残してもいい仕事は？ 残してもいいけど、残すと明日が大変だから、やり終えときたい仕事は？ むしろ明日早く来て、片付けた方がいいかも？ 残業するけど先に少し休憩しようか？ などなどです。

そしてこの時、「残業するなら、これとこれを何時までに終わらせる」と、目標を決めるのです。

あとで、「疲れすぎてるので、30分休んで、その分仕事終わりも遅くなる」とか、「思った通りにはかどらなかったから、30分残業延長」とか、変更するのは良いのです。

ただ、目標を考えて決めるだけです。でも、これでかなり、違ってきます。

あと、ずーっと座ってると気分も沈むので、何時になったら何々をすると決めて、席を立つのもいいですね。郵便とか新聞なんてだいたい毎日同じ時間に来るでしょう？ 二度手間にならぬよう必ず届いているはずの時間に席を立つわけです。

それと、アナタと連携が深い人のスケジュールも把握しておくことですね。
Ａさんの外出前に済ませておければ段取り良かったのに、気づいたらもう外出してて、戻るのは夜、とかなると、残業を減らそうとしてるのにそれだけのために待たなくてはいけません。「どうせ残業になるから、別にいいや」では、だめなわけです。

私が気を付けてるのはそれくらいですが、参考になるところだけでも参考になさってください。

Answer 2

仕事が尋常でないなら、残業代のことは気にしない。

そもそも一人ではまわらないくらいの仕事を
一人にやらせようってんだから、残業になってもいいってことだ。

残業代でなくて、誰もやりたくないだろう。そんなの。

ただ、営業事務はやっぱりハードですよ。
普通の事務と比べて。
とにかく営業の都合で、コロコロかわるし、急に急ぎがはいったり
はしょっちゅう。
営業のわがままもあれば、ルーズな営業のしりぬぐいもある。

ぶん殴りたい気分にもなるけど、
あなたがささえるから、彼らも動きやすくなる。
たまには、気をつかえ！っても、いいたくなってくるでしょう。

まだ新人だから、やさしいけれど、
それを一年中やられたら、たまったもんじゃない。
心のモチベーションをどう保つか？でしか、やってけませんから。

あなたは自分を守るような働き方をして、
ちょうどいいくらいだと思いますよ。

Answer 3

質問は「気の持ちよう」ですね。

人間は終わりのない苦痛には耐えられませんが、期限があればなんとか耐えられるものです。
なので期限を作ればどうでしょう。

例えば、
3か月は覚悟を決めてとにかくガムシャラに働く。
とか、
6月までには絶対出来るようになってやる。
とか。

仕事に追われる感覚を「終わりがある」で踏ん張って、逆に「期限まではやってやる」と追う感覚に切り替えるのです。

あと、人間には限界があります。限界突破なんて凡人には無理です。
自分の限界を知るのはとても重要です。
限界前に気付くことがとても重要です。
気付くためには、ひとりで抱え込むのが一番ダメです。
話の出来る相手を確保するのがとても重要です。それで気付きます。
そういう意味では終わりはある、という気持ちが重要です。
終わらせることは出来るんだ、という気付きが重要です。期限です。
限界突破なんて考えず、限界前に気付いて立ち止まってくださいね。

Answer 4

大変だろうと お察しします。
営業事務は 基本の仕事がありますが それ以外の仕事が倍以上あるのでは
つまり 電話応対
これが 仕事の邪魔 しかし これが 一番気を遣う

私がやったことは 事務の効率化ですね
エクセルで 簡単なことから なるべく手間がかからないような ２重チェックが不要になるように 繰り返し処理は エクセルで ワンクリックで
むちゃくちゃ 時間短縮に なりましたよ。

ちょっと時間をさいて エクセルで 帳票を作成しておけば 少しずつ時間が かせげ その時間で 別の処理を短縮する ５分１０分の短縮が 溜まれば １か月に ２，３時間の短縮になります。
それが 雪だるま式に 短縮になってゆく
ガンバってください。