年末調整事務をしています。

Question

年末調整事務をしています。今年初めてです。

続々と職員から提出があり、書類に不備がないか見ているところですが、初めてなもので全ての不備に気づけません。
職場の先輩に経験豊富な方がいて気づけたところ、疑問に思ったところは質問しますが、わからないところは私が見る段階で気づくことができず、職員に直してもらった後で先輩が見て気づいて、また直してもらうという二度手間が発生します。

二度手間をかけさせてしまうのは仕方のないことだとは思いますが、少しでも減らすために、気をつけて見るべきところを教えていただきたいです。

ちなみに今気をつけて見ているところは以下の通りです。

①H30扶養控除
・昨年と変更点がないか。
・奥さんが本年中に仕事を辞めた場合は所得額をもう一度入力してもらう。
・子供が本年中に就職した場合は異動月日等を入力してもらう。扶養がなくなれば斜線が入る処理をしてもらう。

②h31扶養控除
・昨年とほぼ同じ内容で入力。
・H30では育児休業だったが、h31.4時点で復帰が明らかな場合は扶養配偶者として入力しなくてよい

③保険料控除
・証明書があるか
・申告してきた保険全てでなくても限度額を超える場合は不要な分は消してもらう

④配偶者控除
・収入額はなるべく正確に入力してもらう。
・配偶者の収入額がわからないという職員には配偶者の給与明細の確定分を計算してもらい、11月.12月は見込みで足してもらう。
・申告してきた収入については基本申告者の申し出どおりとし、特に確認はしない(扶養確認などでこちらが把握している額と明らかに違う場合は確認)
・専業主婦でも配偶者控除は提出してもらう。

⑤住宅控除
・まだ勉強不足のためこれから確認

以上の点で、必要ない点、追加した方がいい点があれば教えてください。

Answer 1

初めてだと気持ち的に焦るし色々大変でしょうね。

私も勤めていた頃、年末調整のとりまとめ事務をしていました。
ただ、勤務先によって同じ仕事でも担当者がどこまで分担するのかが違うので一概には言えません。
私の場合、取りまとめ～チェックまでで、最後は提出先の総務の担当者の最終チェックを受けました。多い時は50人分くらいでした。
人によってやり方は様々です。

手順的にはOKだと思いますよ。
どちらかというと、提出前の事前準備が重要でした。
今年の変更点を理解し、如何に分かりやすく知らせて理解してもらうか！？
全体の説明分と記入見本にポイントと注意点を書き込み、マーカーも入れていました。（見本はB4かA３に申請書をコピーして貼りその周囲に色々書きました）
名簿に各人の特記事項や注意点を書き込み、申請書と突き合わせて最終チェックに利用していました。
普段から給与や手当関係の仕事もしていたので、何気なく情報収集しておいて年末調整に役立てていました。
保険料の方は証明書をよく見れば、大丈夫だと思います。

忘れやすいのが社会保険料控除で、本人が言わないと担当者としてはつかみかねる情報です。
奥さんが国保から社保の扶養になった人とか、子供の年金を払っているとかです。

１年目だといつまでにどのくらい終わってないとならないのかが分からず不安でしょうね。
今年の年末調整が終わったら、気付いたことを忘れないうちに整理しておいて来年につなげると良いですよ。