仕事のスケジュール管理について。(割りきって優先順位を決められない)

Question

仕事のスケジュール管理について。(割りきって優先順位を決められない)大学４年生です。現在、就活も終わり、卒研とバイトをして過ごしています。今回相談したいのが、もっとも重要な仕事のスケジュールの合間に他の予定を詰め込んでしまい、自分の首を締めてしまうことです。

例えば、今はまだ仕事をしていませんが、もっとも大事な用事は研究です。なので、研究のスケジュールをまずたてて、他の予定も合間に入れます。そこで私は、バイト先で良い顔をしようとして無理にシフト増やしたり、友人の誘いを断れなかったり、優先順位は低いが気に入られたい先生の授業課題に労力をたくさん割いたりしてしまいます。

その結果、長期的にもっとも重要な研究の進捗状況が悪化してしまいます。頭ではわかっているのですが、その場その場で最善を尽くそうとして、総合的には最悪になるケースがとても多いです。

そのため、優先順位を明確にしようと心掛けているのですが、機械のようにコマンド通りにすることはできず、得意不得意、モチベーション、遊びたい気持ちに左右されてしまうのが、いつものパターンです。

また、突然入った予定についても、その場の雰囲気(相手の顔色)で流されOKしてしまうため、もともとギリギリのスケジュールが一気に崩れてしまいます。その時になって初めて優先順位をちゃんと考えて、順位が低いものを削除して、対処することが出来るのですが、その後に及んで「引き受けたのに断りづらい」ととても後悔し無駄に悩んでしまいます。

このように、以下二つについて頭でわかっていても、中々改善できずにいます。
①断る＝相手に悪い、その結果、無理なスケジュールになる。
②妥当な優先順位を立てられるが、実行出来ない。

私の他にも周りに大人でこういう人がおり、客観的にみる機会があります。それを見る限り、以下の３つが主な要因かなと思いました。
①自分以外の労働力について把握できていない。
➡自分がやらなきゃと視野が狭くなっている。他に任す選択肢がない。
②仕事も含めて、引き受ける要件が嫌ではない。
➡逆に、仕事嫌いで言われたことしかしないタイプはこういう悩みがない。
③向上心が高く、欲張りなため、出来るか否かより「やりたい」が先行する。
➡自分の能力の限界を後回しに考えるため、どんなに個体の能力が高くても、余裕がない。

会社で出世する人は、こう言ったことを克服していると思うのですが、どういう切り口で克服しているのでしょうか？

Answer 1

保険かけとくというか、時間には必ず余裕を持たせるようにしています。
仕事場でも、ギリギリまで間に合うかわからないけどやる、結局間に合わないって人結構います。
目の前してわたしが思うことは、「一声かけてくれればいいのに」です。
間に合うかわからない、でもがんばります！っていうなら周りもそれをフォローします。無理そうであれば余裕のある人が代わりにやりますし。。

やりたい気持ち、わかります。でも仕事をしていくうえで大事なのは周りを巻き込んでいるということだと思います。
周りのためを思うか、自分のためを思うか、どちらかではないでしょうか。

Answer 2

40代既婚女性、時間当たりの生産性を上げる
ことに関心がありますが、学生の時は無為に
過ごしていたので、すでにこういう問題意識を
持たれているあなたに敬服します。

①断る
・できない約束をすると結局信頼を損なう。
・決して「力関係」で諾否を判断しないこと。
「この人には従っておいた方がよいだろう」と
無理をするとなめられるし、本当に無理をきく
べき相手とは、相手にも都合があると配慮でき、
無理をして受けてくれたことを理解してくれる
人と思います。

②優先順位を実行できない
せっかく適切に優先順位をつけても、緊急度より
結局得意な相手や作業＝好きなことを優先してし
まう、自制して仕事できない。

克服方法は…
①は断るのに罪悪感を持たない。できないと言うと
嫌われるのでは、と無理することが傷を深くする。
日頃から声をかけられやすく、断っても事情が
あったのだろうと思ってもらえる、頼ったり、
頼られたりの人間関係作り。できないことは
引き受けない、できそうにないことは早めに
ヘルプを入れ、余力があれば困っている人を
サポート、嫌なことほど早く伝えることで総合的
にリスクを軽減する。

②緊急度合で判断する習慣を。
納期がある仕事、クレームやトラブルになりそうな
こと、利益の大きい案件、重要顧客の案件など、
判断基準は自ずと決まります。判断に迷う場合は
上席者に指示を仰ぐ。

仕事の工数管理。どのくらいの仕事をどの程度抱えて
いるか、どのくらいで完成するのか把握すると解消
しやすいので、あなたのいう「やりたい」が優先して
悩む…などはあまり経験ありません。ご参考に。

Answer 3

アポを断る事に対しての意識の問題じゃないですかね。

例えば今、iPhoneのカレンダーで全てのスケジュールを管理しているとしますよね。

仮に埋まっている日時に別件を持ちかけられたら埋まっているのだから引き受けない事は悪くはないですよ。別日を提案すれば済む話で。

何より心配なのはそこができないと「平日は全部仕事。プライベートは一切予定を入れられない」事になっちゃいそうですね。仮にプライベートの予定でも「自分とのアポイントメント」と考えれば良いと思いますよ。

Answer 4

他の人に仕事に任せるのが、自分の仕事だと思うことです。
あとは如何に効率的に行うかですね。(プログラミング覚えたり等)