医療従事者に携わるものです。 会計入力ミスで患者様に追加で料金をいただかなくてはならなくなってしまいました。

Question

医療従事者に携わるものです。

会計入力ミスで患者様に追加で料金をいただかなくてはならなくなってしまいました。患者様には電話で謝罪をした上で、大変申し訳ないのですがと後日お支払いにきてほしいことを伝えました。
すると「もうそっちに診察いくことはない。それはそっちのミスだよね？こっちが悪いの？」といわれ、こちらに非があることを再度認め謝りましたが「取りにでも来てくれんの？それともこっちが行かなきゃいけないの？家に来られたって仕事なんだからいないよ」といわれました。防犯等の都合もあり基本的にこちらからお金を頂きにいくことはありません。なので支払いにきていただくか、振込みで払っていただくしかありません。
振込みで対応させていただくことを伝えても「なんで？」といわれそこから話が進みません。

・そっちのミスなんだからわざわざ支払いに行くのはおかしくない？
・だからといって振込むのはなんで？そっちのミスなのになんで俺が手間をかけるの？
・でも家に来られてもいないよ

この繰り返しで話が進まず、いったん上の者と確認しますとその場は電話を切りましたが、
上司的にも「支払わない」と言っているわけではないので何とか振込みの方向にとのことでした。

折り返しで電話をかける際、このループから抜け出すにはなんと言えばいいのでしょうか？
こちらが悪いのは十分承知の上なのですが、向こう側もクレームを言いたいだけの人に思えて何を言っても反論が返ってくるような気がします。

こちら側としては、患者様のご自宅に振込先と一筆書いたものを同封して送らせていただきそれを元に不足分を払っていただけるのが一番なんですが、、。
過去に似た経験のある医療従事者の方いましたらぜひともお知恵を貸していただきたく思います。また、一筆はどんな風にかけばいいでしょうか？

補足

入院ではないので、再度プラスでいただく会計としては千円程度になります。
また患者様の住まいは当院と同じ区域ないにあるため正直こちら側としてはいつでも来れるのに…と思ってしまいます。そのために上司を連れて菓子折りを持っていくのは・・・と思ってしまうのですが。。

会計ミスは許されないことではありますが、システムの都合上や検査等のもれや保険割合のミスなど
どうしても人力で行っている以上起こってしまう出来事にはなります。
そのたびに患者様に謝り、状況を説明し支払いに来て頂くのですが今までの方は全員支払いにきていただけました。遠方の方に対しては振込みでお支払いをいただいていました。
今までが全員良すぎた人だったのかもしれませんが、今回のこのケースは初めてでとても混乱しています。

Answer 1

まずは。。入院をされておられたなら回復のお祝いを。。

何故ミスが起きたのか簡潔な説明と、どうすれば振り込み手数料が

発生しないのかをご説明。。担当の看護師（士）にお仕事の

関係上、いつがお休みが多いのかを伺い、菓子折りを持って

上司の方に同行して頂き頭を下げる。。

クレーマー対策は多いと思いますが、仕事のミスがあるなら

的確に処理をする事です。

Answer 2

防犯等の理由も変わりますが、菓子折り持参で上司と本人が謝罪、説明、回収に行くのが筋かと。

こちらのミスで確実に回収したいなら封書では期待できない気がします。