まだまだ経験の浅い経理部に所属している者です。

Question

まだまだ経験の浅い経理部に所属している者です。取引先への支払業務に関して、今悩みに悩んでいることがあるので、ご意見を頂けると助かります。

現在システム開発中で、今後支払の伝票がペーパーレスとなる予定です。
今は取引先からそれぞれの支社に届いた請求書を支社に勤める事務の方が支払日や支払金額等の内容確認後、伝票起票し請求書添付の上、本社の経理部に送り、まとめて支払うという形をとっているのですが……。
今後支払内容の入力はしますが、伝票を紙として出さず、請求書だけが経理部の方へ送られてくる予定です。

その場合、どのように処理・管理を行えば一番効率がいいと思われますか？

現時点では請求書に担当者の捺印、支払日や起票番号、支払金額を手書きで記載して頂ければ一番助かるなぁとは思っています。
支払の最終確認をする際、請求書とインターネットバンキングから出力した支払データを見比べながら処理をするので。
ですが支社の女性に、決して少ないとは言えない請求書にそれらを全て記載して頂くのも手間がかかりますし、請求書のサイズや誰が記入するのかによって、位置なんかも全部バラバラで見づらいでしょうし、効率がいいとは言えないよなと自分でも思います。

請求書の管理も、支払日ごとにクリアファイルに分けて管理することも考えていますが、取引先によってはぺらぺらの小さな請求書が一枚だけ、という所もあるので支払もれが怖くて他にいい案はないのか色々と考えています。

伝票を紙として出力していない大企業等はどのように膨大な量の処理・管理を行っているのでしょうか。
もしご存知の方がいらっしゃいましたら、ご教示ください！

支社から取引先へ直接支払することはできませんので、あくまで経理が全支社分の支払を担うというのを前提にお願いします。

長文になりましたが、少しでも効率よく仕事を行えるようにしていきたいと思っております。
皆様の知恵をお貸しください。
ご意見お待ちしていますm(_ _)m
宜しくお願いします！

Answer 1

「担当者の捺印、支払日や起票番号、支払金額」

大手商社に派遣で勤めていた時の事です。
仕入れの請求書は、支払金額に2ｍｍくらいのサインペンでアンダーラインを引き、その後ろに担当者印、責任者印、、。
支払日は、請求書に書いてあるなら、同じくアンダーライン、無ければすべて翌月末。

通常は手書きで書く必要は殆どありません。
御社の場合、「起票番号」だけは必要かもしれませんね。