新卒二年目です。これって普通ですか？

Question

新卒二年目です。これって普通ですか？専門職から成る組織の事務を１人で担当しています。
２週間に一度、２０名の組織全員で行うカンファレンスがあるのですが、
ちょうど今は組織の運営が大きく変わる過渡期であり、
これから組織をどう運営していくかの細かい部分を会議で話し合っています。
そして、事務員の私がカンファレンスの進行役・まとめ役を任されています。

困っているのは、課長が「明日～話して。」と会議の前日（夕方ごろ）にいつも言ってくることです。
毎回前日の夕方に指示を受けます。
もっと早めに伝えてくれたらしっかり準備をして会議に臨めるのに・・・と思ってしまいます。
５，６人の会議ならまだしも２０人が参加する会議ですので、毎回緊張しますし、準備万端にしないとうまく進行できません。

毎回の上司の急な指示・・・どの職場でも普通のことでしょうか？

Answer 1

普通と言えば普通ですが。
でも、「もっと早めに…」は伝えていいのですよ。
（言葉を選ぶ必要はあるかもしれませんが）

前日夕方というタイミングでの指示伝達で、今までのところあなたがうまく立ち回って（しまって）いる、という現状から、
当の課長は「それで良いのだ」と思ってしまっていることでしょう。
（つまりはあなたが出来すぎなのです）

「会議を『もっと良くする』ためには、事前の準備をしたいのです。
だから、ご指示は可能ならば○○日前にいただけるとありがたく思います」
そう課長に伝えることは、あなたの立場を悪くするものではないと思います。

Answer 2

出来る人には普通でしょう。
上司に信用されているのですね。

万が一うまくいかなくても、皆自分の組織の人ですから、大きなマイナスになる事は無いと思います。
キャリアアップ・転職する時にも良い武器になると思います。

Answer 3

20名の組織の事務をお一人でやるのは大変なことですね。
総務系、経理系で最低２人は必要だと思いますけど。
課長は事務屋ではないのでしょうか？
本来仕事上の問題は課長がフォローすべき立場にあるはずです。
今回質問者様を悩ませているのは課長の急な指示とのことですが、それを質問者様がどのように受け止めているのか気付いていないのでしょうね。
言わないと分からない人はいるものです。
きっと課長もその種の人間ですから、しっかり自分の意思を伝えた方がいいですよ。